Projetos de mudanças nos processos

O ciclo de evolução, crescimento e melhoria dos processos passa obrigatoriamente pela gestão de projetos. Projetos que dão sustentação e segurança para gerar mudanças perceptíveis na eficiência e/ou na eficácia dos nossos processos. Melhores produtos e clientes mais satisfeitos são o caminho que nossas organizações buscam trilhar constantemente.

Um dos princípios da gestão de processos é a melhoria contínua.

Com uma experiência razoável neste assunto, depois de atuar em projetos para melhoria de processos em organizações dos mais diferentes segmentos e portes, gostaria de compartilhar alguns conhecimentos que julgo relevantes e que podem contribuir para aumentar o sucesso destas iniciativas.  Os pontos podem ser facilmente implementados e irão auxiliar na tomada de decisões no momento de planejar e implementar as melhorias nos processos.

Priorização e alinhamento estratégico: O gerenciamento de processos deve estar conectado com a alta administração da sua empresa. Os principais executivos devem estar comprometidos com a necessidade de promover melhorias periódicas e definir quais processos tem prioridade sobre os demais. O que é importante para o sucesso do negócio e quais os rumos que a organização irá seguir. O alinhamento dos processos com a estratégia possibilita uma sinergia entre a cadeia de comando. Uma comunicação clara gera maior segurança para a tomada de decisões.

Monitoramento: Como você pode saber se ocorreu uma melhoria sem utilizar uma métrica para avaliar a mudança? Este é um fundamento elementar da melhoria. A definição de indicadores é o pressuposto básico da gestão. Indicadores que meçam o desempenho dos recursos utilizados e quais os produtos e/ou serviços gerados são as chaves para a avaliação dos resultados das mudanças. Mesmo que algumas mudanças sejam fundamentadas em indicadores complexos e com percepção relativa, tipo: aumento de segurança, mais controle, satisfação do cliente, entre outros, sua medição deve ser considerada.

Envolvimento dos executores: Diversos fatores indicam que os projetos de mudança tendem a ser mais profícuos quando os envolvidos no processo participam da concepção, planejamento e execução das melhorias. Além da redução das resistências naturais ao novo, as contribuições e experiências dos executores enriquecem a qualidade do projeto. Quem sabe dos detalhes e das reais dificuldades existentes são os funcionários e seu envolvimento é uma sinalização importante para identificar quais estão mais comprometidos com os resultados e possuem maior capacidade de crescimento na organização.

Metodologia padronizada: A utilização de uma metodologia única e padronizada para os projetos de mudança nos processos não poderia faltar. Os gestores dos diversos processos devem ter clareza dos passos e etapas que devem ser seguidas no momento de pensar em melhorar algum processo. Gestão de projetos não pode ser a “casa da mãe Joana”. Não precisa ser uma “super metodologia” que burocratize e desanime os envolvidos para iniciar qualquer mudança. Não há necessidade de se utilizar uma metodologia tipo a dos projetos naves espaciais (a não ser, claro, que você trabalhe na NASA). Deve ser uma metodologia aderente à cultura da sua organização. Caso sua organização não possua nada definido, é um bom momento para definir alguns passos básicos e iniciais. Neste caso, é fundamental a participação dos principais executivos na definição desta padronização.

Assim como as técnicas de gerenciamento de processos, a gestão de projetos deve fazer parte da vida das organizações pois ela contribui significativamente para solidificar a maturidade gerencial e permite a tomada mais eficiente de decisões. Tudo depende da dedicação, persistência e comprometimento da equipe de trabalho.

Os pontos elencados neste artigo certamente poderão contribuir com o seu negócio assim como já auxiliaram muitas empresas que atuei.

Se você gostou destas informações, clique em gostei e compartilhe para que mais pessoas possam refletir sobre isso.

Até o próximo artigo.

Não deixe de conferir meu treinamento em gestão de processos. CLIQUE AQUI!

Klaus Dieter Wachter