Análise da complexidade dos processos

Este artigo serve de complemento ao texto que publiquei faz algumas semanas falando sobre o grau de detalhamento para o mapeamento dos processos (Quanto detalhado deve ser o mapeamento do processo?). A complexidade é, sem sombra de dúvidas, um fator muito importante para nortear ações gerenciais nos processos e consequentemente definir seu detalhamento. Neste artigo, irei descrever como, de forma simples e rápida, você pode classificar os processos da sua organização por complexidade.

O termo complexidade nos remete a pensamentos como: muitas dificuldades, muitas pessoas, muitos problemas, muitas informações, tarefas complicadas etc… Fatores que podem contribuir para tornar os resultados desejados do processo mais árduos e/ou imprecisos. Apesar da complexidade ser tradada, em muitos casos, de forma subjetiva e abstrata, ela pode ser potencializada por diversos fatores – que serão descritos abaixo. É importante salientar que o método apresentado pode (deve) ser ajustado conforme a realidade de cada organização e ao segmento de mercado em que ela atua. As escalas de quantificação dos fatores devem ser ajustadas e calibradas conforme os limites máximos, médios e mínimos existentes. Utilizarei uma avaliação em 3 níveis (alto, médio e baixo) com valores 3, 2 e 1 correspondentemente.

Fatores para avaliação da complexidade de um processo:
Quantidade de executores: Identifica a quantidade de pessoas que executam os processos. Pressupõe que quanto maior a quantidade de pessoas mais complexo é o processo.
Setores envolvidos: Total de setores por onde o processo passa do início até o término. Quanto maior a quantidade de setores, maior é a complexidade.
Interfaces com outros processos: Quanto maior for a quantidade de interfaces com outros processos, maior será a complexidade do processo.
Dispersão na qualidade do produto gerado: Processos mais complexos têm maior probabilidade de gerarem produtos/serviços dispersos. Veja que para utilizar este fator é necessário que os produtos de seus processos sejam monitorados.
Localização geográfica: Pressupõe que processos executados em uma única localidade são menos complexos do que os executados em diferentes locais.
Prazo de execução: O processo faz parte do caminho crítico da organização. Não tem folga no tempo definido para sua execução. Menos folga, maior a complexidade.
Quantidade de atividades de controle: Quanto maior o número de atividades de controle do processo, mais complexo ele é.
Quantidade de atividades: Quanto maior for o número de atividades envolvidas no processo, maior será a sua complexidade.
Interferência externa/sensibilidade: Processos com maior sensibilidade a variações externas tendem a ser mais complexos (variações climáticas, economia, regulamentações etc.).

Para a construção da matriz de complexidade, você escolhe quais os fatores que apresentam o maior impacto na sua organização e tenham disponibilidade de informações para sua quantificação. No exemplo abaixo (também disponibilizado para download no link), utilizei uma régua linear para calcular as faixas de classificação. Para desconsiderar algum fator de complexidade, basta digitar “0” (zero) na célula “peso” que ele não será considerado para a avaliação.

Modelo de Planilha para avaliação da Complexidade dos Processos

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É fundamental a participação dos gestores dos diversos processos na tarefa de quantificação de cada um dos fatores utilizados no cálculo. Além de obtermos informações mais precisas para compor esta classificação, a planilha resultante é uma fantástica ferramenta de benchmarking.
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Até o próximo artigo.
Klaus Dieter Wachter