Ressarcimento – DIMAT Solutions

Automatizando o processo de registro, aprovação e pagamento de despesas.

Ressarcimento de despesas é um processo comum e existente em todas as organizações. Nele os funcionários que tiveram gastos no desenvolvimento de suas atividades profissionais em viagens, encontros de trabalho ou compra de suprimentos requerem o ressarcimento dos valores pagos.

Tradicionalmente cada organização possui políticas e normas que detalham quais funcionários, em que situações e quais valores podem ser gastos e quais as alçadas de aprovação envolvidas.

A aplicação DIMAT Ressarcimento de Despesas Workflow é a solução mais flexível, robusta e de fácil utilização disponível no mercado. Após registradas na ferramenta a solicitação passam por regras de envio, execução e aprovação parametrizadas. As tarefas têm prazos estabelecidos e responsáveis. Usuários recebem notificações dos passos que devem ser executados.

O nosso aplicativo de ressarcimento de despesas é construído sobre a plataforma Kissflow de workflow. Desta forma podemos garantir dois grandes benefícios aos nossos clientes: customizações nos formulários/processos estão disponíveis para o gestor responsável e o uso do ambiente tecnológico para criação e automação de outros processos da empresa. Assim você maximiza o investimento e dilui o uso com outras áreas.

A concepção e operação da solução é orientada a tecnologia de Workflows. Desta forma todas as atividades realizadas e programadas são ativadas por e-mails, transformando o encadeamento das tarefas e seus prazos de execução em registros significativos na base de dados do sistema. Um dashboard é disponibilizado onde cada usuário pode identificar as suas tarefas e prazos definidos.

Desta forma, é possível assegurar que as pessoas foram informadas de sua participação nos trabalhos. Utilizando as tecnologias mais modernas do mercado, os produtos estão integrados e são executados totalmente em WEB. Nenhum componente é instalado nos equipamentos dos usuários.

Processo de Ressarcimento

Um grande diferencial da nossa solução é a flexibilidade para modificar formulários, sequência de execução e permissões de acesso. Nosso serviço de implantação é formatado para auxiliar as organizações na elaboração dos ajustes necessários e adequar os elementos utilizados para a realidade local e capacitar os gestores para futuras mudanças que surgirem.

O processo inicia pelo preenchimento da solicitação de ressarcimento de despesas. Após o preenchimento da solicitação o formulário é encaminhado para o gestor do Centro de Custo do requerente que irá analisar e aprovar ou reprovar o pagamento.

Quando reprovado, independente do motivo, o processo retorna ao solicitante com uma mensagem do gestor informando o problema no processo. O usuário pode corrigir e reenviar o processo para nova avaliação.

Passando pela aprovação do gestor o processo é enviado para a área financeira programar o pagamento dos valores e posteriormente para a área de Tesouraria efetuar o referido pagamento. Nestas etapas o processo também pode ser remetido para o início e/ou aprovação gerencial caso alguma divergência ocorra.

As etapas dos processos podem ser alteradas conforme características de cada organização. Em certas empresas são inseridos passos adicionais para aprovação de valores fora da alçada do gestor do Centro de Custo.

Registro da Solicitação

O processo inicia pelo registro da Solicitação de Ressarcimento pelas pessoas autorizadas pelo gestor do processo. Os campos de identificação do solicitante e seu centro de custo são automaticamente atualizadas com os dados contidos nas bases de configuração dos usuários do sistema. Todas as informações contidas e solicitadas no formulário podem ser parametrizadas conforme os padrões e necessidades da organização.

Para cada solicitação podem existir diversos tipos de despesas e comprovantes podem ser anexados.

Aprovação Gerente do Centro de Custo

Todas as Solicitações de Ressarcimento cadastradas necessitam aprovação do gerente que administra o Centro de Custo. Ele pode aprovar, recusar ou solicitar complemento das informações registradas.

Programação de Pagamento

Após aprovação do gestor o processo é encaminhado para o departamento financeiro fazer o planejamento do pagamento.

Caso o valor do adiantamento for superior as despesas registradas deve ocorrer a devolução da diferença entre o valor recebido e as despesas realizadas.

Neste momento podemos efetuar uma integração com o ERP da empresa para gerar um registro de pagamento/devolução do funcionário. A API disponível na ferramenta permite que as informações contidas no processo sejam carregadas para o sistema de pagamento/recebimentos de forma automática. Informações específicas de cada sistema devem ser parametrizada nesta etapa para permitir esta conexão.

Confirmação de Pagamento

Etapa final do processo em que o pagamento é realizado e o solicitante é notificado do fato. Similar a etapa anterior esta etapa também pode ter sincronismo com o ERP da empresa.

Esta atividade pode ocorrer de forma automática quando o sistema corporativo finalizar o processo de pagamento com o banco. O envio da informação necessita que o ERP sinalize para o Kissflow que a tarefa foi concluída.

Relatórios configuráveis

Relatórios de acompanhamento de todos os processos Ressarcimento de Despesas estão disponíveis na aplicação. Estes, por sua vez, podem ser customizados e salvos com nomes específicos.

Filtros avançados podem restringir os processos e apresentar somente os registros que estão em uma determinada fase ou pendentes da aprovação. Os campos apresentados também podem ser customizados pelos usuários que possuem direitos para visualizar os dados.

Relatórios em PDF

Cada solicitação de ressarcimento pode gerar um relatório configurado por “template” e gerado automaticamente conforme o andamento do processo. Nele são inseridas as informações de registro da solicitação feita pelo usuário e evolução nas diversas áreas envolvidas.

O arquivo é enviado por e-mail para os envolvidos e demais gestores da organização que porventura tenham interesse no acompanhamento desta iniciativa.

SLAs e Notificações

Todas as etapas definidas no processo estão sujeitas a SLAs. A definição pode ocorrer de diversas formas, por um prazo específico, exemplo dias ou horas, ou por uma regra calculada conforme os campos utilizados no processo. Relatórios de controle e monitoramento permitem avaliação de desempenho dos diversos atores e/ou áreas envolvidas no processo.

As notificações fazem parte do sistema. Cada nova atividade e/ou fase é automaticamente informada por e-mail. O usuário recebe o e-mail, gerado pelo sistema, informando que deve executar uma determinada atividade. Um link direto para o formulário de Ressarcimento faz parte do e-mail.

Notificações podem ser envidas de forma recorrente para reforçar o responsável pela tarefa e/ou escalar para níveis superiores.

Arquitetura Avançada

Kissflow é uma aplicação Cloud armazenada nos Estados Unidos e comercializada no formato SAS por usuário. Sem limite de processos executados.

Outros processos podem ser modelados e executados por sua organização.