Automatizando e integrando a gestão do ciclo de vida dos contratos na sua organização.
O gerenciamento dos contratos envolve diversas áreas da organização, diferentes responsáveis, fornecedores, documentos obrigatórios, aprovações e controles que precisam ocorrer de forma coordenada para garantir segurança jurídica e eficiência operacional. Quando essas atividades são executadas de maneira manual ou descentralizada, aumentam significativamente os riscos de inconsistências, atrasos e retrabalho.
A solução Gestão de Contratos, desenvolvida pela DIMAT Solutions sobre a plataforma Kissflow, centraliza todas as etapas do processo contratual em um único ambiente digital. Desde a abertura da solicitação até a assinatura e conclusão do contrato, todas as atividades são conduzidas por fluxos automatizados, proporcionando maior controle, rastreabilidade e padronização para toda a organização.
A concepção da solução é orientada à tecnologia de Workflows, permitindo que atividades, aprovações, notificações e responsabilidades sejam conduzidas de forma estruturada e acompanhadas em tempo real.
Solicitações Contratuais
A aplicação foi desenvolvida para administrar todo o ciclo de vida dos contratos, contemplando diferentes tipos de solicitações, como Admissão, Aditivo e Encerramento.
Cada modalidade possui um fluxo específico, definido conforme as regras da organização, permitindo que diferentes áreas participem do processo de forma organizada e integrada.
O sistema direciona automaticamente cada solicitação para os responsáveis pela análise, aprovação e validação das informações, eliminando controles paralelos e reduzindo falhas operacionais.
Formulário inteligente
O formulário é totalmente dinâmico e adapta-se automaticamente ao andamento do processo e ao tipo de solicitação.
Conforme a atividade é encaminhada para um novo setor, apenas os campos relacionados à responsabilidade daquela equipe tornam-se disponíveis para edição, enquanto as demais informações permanecem protegidas.
A plataforma permite configurar permissões específicas para visualização, edição e obrigatoriedade dos campos em cada etapa do workflow, garantindo que cada usuário visualize apenas as informações necessárias para sua atuação.
Essa flexibilidade permite adaptar rapidamente a solução às políticas internas e aos procedimentos específicos de cada organização.
Contratos e Aditivos
O cadastro de um novo contrato é simplificado por meio da integração com os cadastros corporativos.
Ao informar apenas o CNPJ do fornecedor, as principais informações cadastrais podem ser preenchidas automaticamente, reduzindo o tempo de digitação e evitando inconsistências.
Para solicitações de aditivo, basta informar o número do contrato já existente para que a aplicação recupere automaticamente os dados previamente cadastrados.
Dessa forma, o usuário precisa informar apenas os novos valores, vigência, periodicidade ou alterações de escopo, tornando o processo muito mais ágil e seguro.
Após as aprovações, o contrato é gerado automaticamente utilizando modelos padronizados, preenchidos com as informações registradas durante o processo.
Recebimento de notas fiscais e acompanhamento de pagamentos
O processo de recebimento e controle de notas fiscais dos fornecedores pode ser automatizado e integrado à Gestão de Contratos, garantindo maior controle sobre os pagamentos relacionados aos contratos ativos.
A partir do recebimento da nota fiscal, as integrações permitem identificar o fornecedor e o contrato correspondente, atualizar automaticamente o item relacionado no fluxo principal e registrar as informações necessárias para o acompanhamento do pagamento.
Dessa forma, o histórico financeiro permanece vinculado ao respectivo contrato, evitando controles paralelos e reduzindo a necessidade de lançamentos manuais.
A solução possibilita acompanhar as etapas do processo, desde o recebimento e validação da nota fiscal até o processamento do pagamento, proporcionando maior rastreabilidade, transparência e controle sobre os compromissos financeiros assumidos com os fornecedores.
Integrações
A solução utiliza os recursos de integração da plataforma Kissflow para conectar a Gestão de Contratos aos demais sistemas e serviços utilizados pela empresa.
Dessa forma, é possível integrar a gestão contratual a ERPs, sistemas financeiros, bases corporativas e plataformas de assinatura eletrônica, como Clicksign, DocuSign e outras soluções disponíveis no mercado.
Por meio de APIs REST, Webhooks e conectores, os sistemas podem trocar informações automaticamente, permitindo consultar dados de fornecedores, atualizar cadastros, gerar documentos, encaminhar contratos para assinatura eletrônica e registrar automaticamente o resultado das etapas concluídas.
Durante o processo, a ferramenta também permite gerar e-mails para notificar fornecedores e demais envolvidos, utilizando templates totalmente customizáveis em HTML.
Acompanhamento do Processo
Diversos status são utilizados para acompanhar toda a evolução dos contratos.
Durante a tramitação, é possível identificar em tempo real o setor responsável pela atividade e a etapa em que a solicitação se encontra.
Após a conclusão, o sistema mantém o controle do ciclo de vida contratual, indicando situações como contratos ativos, encerrados, vencidos ou em renovação.
Dashboards e relatórios permitem acompanhar indicadores operacionais, identificar gargalos, monitorar prazos e avaliar o desempenho de cada área envolvida no processo, oferecendo uma visão gerencial completa das contratações.
A área de Acompanhamento de Processos permite visualizar os itens da aplicação em relatórios organizados de acordo com seus respectivos status.
Dessa forma, os usuários conseguem identificar rapidamente quais solicitações estão em andamento, aguardando aprovação, em assinatura, concluídas ou em outras etapas definidas pela organização.
A ferramenta apresenta uma visualização por lista, proporcionando uma visão clara do andamento dos processos e facilitando o acompanhamento de pendências, prazos e responsabilidades.
Benefícios para o Jurídico
A automação da Gestão de Contratos proporciona ao corpo jurídico maior segurança, padronização e controle sobre todo o ciclo contratual.
A utilização de templates previamente estruturados permite gerar contratos e aditivos de forma padronizada, utilizando automaticamente as informações registradas no processo e reduzindo riscos de erros de preenchimento ou utilização de versões incorretas.
O jurídico também passa a contar com maior rastreabilidade sobre as solicitações, aprovações, alterações e assinaturas, permitindo identificar rapidamente o histórico de cada contrato e seus respectivos responsáveis.
Com a centralização das informações e a automatização das etapas, o time jurídico reduz atividades operacionais e pode direcionar seus esforços para análises de maior valor estratégico, mantendo maior controle sobre prazos, vigências, renovações e encerramentos contratuais.