O poder da distribuição de dados no planejamento e orçamentação

Entrar manualmente os dados da previsão anual de vendas dos produtos é uma atividade árdua e demorada. Dependendo da quantidade de produtos você pode passar vários dias atualizando as estimativas mensais abertas pela segmentação específica da sua organização. Esta atividade só pode ser superada pela elaboração do orçamento de despesas dos centros de custo de sua responsabilidade. Digitar as estimativas de despesas para 12 meses de todas as contas contábeis é uma tarefa quase desumana. Fora a grande quantidade de horas dispendidas ainda corremos o risco de cometer erros de digitação e interpretação do significado de cada uma das contas.

Estas são apensa duas das aplicações possíveis para as funcionalidades de distribuição de dados que irão facilitar a sua vida. Imagine copiar os valores realizados (despesas de todos as contas contábeis do ano atual) para os campos do orçado, do ano seguinte, e posteriormente incrementar ou cortar todos os valores em 6%. Escolher um grupo específico e aplicar outra regra de variação. Tudo com apenas 2 comandos. Outra forma, muito utilizada, é a de projeção dos valores utilizando as séries históricas de dados. Você olha o passado (exemplo, vendas do último ano) e projeta os valores dos próximos meses ou semanas conforme a tendência do realizado (regressão linear).

Em certos momentos precisamos também atingir ou não ultrapassar uma determinada meta (pode ser de vendas ou despesas) que é formada por diversos elementos filhos. Planejamento tipo “top-down” onde o Diretor ou Presidente estabelece o limite superior e a forma de organização dos elementos inferiores é de responsabilidade dos diversos gestores.

Splashing é um conjunto de recursos disponíveis no Jedox que permitem um grande desempenho no momento de manipular e automatizar o preenchimento dos dados de planejamento. Além das facilidades de manipulação top-down e bottom-up disponibiliza recursos para realocação de valores entre diversos elementos mantendo o total inalterado. Exemplo: Você define que o custo total das contas de “Despesas gerais” deve ser R$ 50 mil, em um determinado período. Aí você precisa alterar uma subconta aumentando ou diminuindo seu valor. O trabalho é grande para registar a diferença e alterar as demais contas para manter o total inalterado. Para fazer tal operação o comando “goalseek” do Jedox executa esta tarefa automaticamente. Basta você definir se a alteração será igual entre as contas ou proporcional ao valor existente, isto é, contas que tenham maior valor recebem ou são subtraídas em grau maior. Você também pode especificar em quais contas que ocorrerão os ajustes.

Caso você queira definir o valor total de despesas, vendas ou qualquer dado de planejamento e utilizar a forma de distribuição nos diversos elementos filhos a mesma do ano anterior ou algum mês do passado a função “like” (como) é muito eficiente. Você define o valor total e o Jedox se encarrega de calcular quanto deve ser alocado a cada subconta ou sub-elemento.

Estas são algumas das vantagens e aplicações das funções de distribuição de dados. Existem diversas áreas que podem ser exploradas como na gestão e planejamento de materiais, produção, recursos humanos e marketing.

Assista nosso vídeo onde apresentamos algumas destas funcionalidades em ação.

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wachter