Gestão do ORÇAMENTO empresarial

Todas organizações “estruturadas” utilizam o orçamento (budget) como ferramenta de planejamento e acompanhamento do seu desempenho. Prever quais serão as receitas e despesas mensais para garantir a sobrevivência e o retorno aos acionistas é um dos objetivos. Importante salientar que este componente gerencial DEVE estar intimamente ligado ao Planejamento Estratégico e refletir os rumos desejados, envolvendo todos os departamentos e setores. Em muitos casos ele é integrado ao BSC (Balanced Scorecard) que complementa os dados financeiros, do budget, com objetivos específicos para os Clientes, Processos internos e a capacidade de aprendizado e inovação. Demonstrando como os ativos intangíveis são geradores dos resultados financeiros (Diagrama de causa e efeito – Mapa Estratégico).
Tudo inicia pela previsão de vendas (receitas) da organização. O grande desafio dos gestores comerciais é de projetar quais os produtos e serviços serão vendidos para quais mercados (clientes/regiões) por qual valor. Esta atividade normalmente é executada utilizando dados históricos das vendas e diretrizes estabelecidas no planejamento estratégico, tais como; crescimento, segmentação dos mercados, produtos alvo, etc. Desta forma os demais departamentos podem estabelecer e planejar como irão atuar para atender a demanda dos clientes; quanto e quais materiais devem ser comprados, quais e quantas pessoas serão necessárias, quais equipamentos serão utilizados, quais instalações serão necessárias, quais recursos financeiros serão necessário, quais investimentos devem ser feitos, etc.. Adicionalmente aos dados operacionais temos a preocupação em orçar os custos administrativos e gerenciais da organização (Overhead). Cada gestor deve prever quais custos (por conta contábil) irão ocorrer, mensalmente, no seu departamento/setor.
Veja que está é uma operação complexa envolvendo muito diálogo e interações constantes entre os envolvidos. Todas as informações estão inter-relacionadas e podem sofrer mudanças conforme o orçamento é desenvolvido. Conforme cada gestor define sua equipe de trabalho o departamento de RH deve se preocupar e estar preparado para selecionar e recrutar pessoas para atender cada departamento. Para fabricar cada produto o departamento de suprimentos deve saber quanto de matéria-prima será necessária e quais fornecedores estão habilitados ao fornecimento. Adicione a questão da sazonalidade (meses que tradicionalmente existe aumento ou diminuição das vendas) e inovações tecnológicas que podem ocorrer no decorrer do ano e que tem influência direta nos clientes e produtos (i.e. vendas). Estes são apenas alguns exemplos de elementos que tornam o processo de orçamentação trabalhoso.
Tradicionalmente o orçamento (budget) é elaborado anualmente e revisado trimestralmente (forecast), momento em que ajustes são aplicados para refletir mudanças econômicas que impactem no desempenho. Os gerentes devem acompanhar mensalmente se os valores planejados estão efetivamente sendo executados e tomar medidas para corrigir possíveis desvios. Exemplo: O departamento comercial orçou um determinado valor para despesas de viagens da equipe. Caso o valor efetivamente gasto no mês esteja acima do que foi definido o responsável (gestor) deve justificar o desvio e estabelecer um plano de ação para controlar as despesas de viagens evitando que os gastos excedam o orçamento.
A área de controladoria, contabilidade ou financeira é que coordena da elaboração do orçamento e o processo normalmente é composto por 5 fases; planejamento, elaboração, consolidação, aprovação e acompanhamento. O processo inicia de dois a três meses antes do início do período fiscal adotado pela organização. Na maioria dos casos o período é de janeiro a dezembro (12 meses), porém existem empresas que o período fiscal vai de outubro a setembro ou de julho a junho.

Na fase de Planejamento a área de coordenação estrutura quais informações serão coletadas, adiciona os dados históricos existentes, define os prazos de trabalho e comunica aos envolvidos o início da fase de Elaboração. Na segunda etapa do processo a área comercial inicia os trabalhos com o planejamento dos produtos e serviços que serão comercializados para o próximo exercício (período fiscal) que servem de base para os demais departamentos elaborarem os seus orçamentos. Em alguns casos, quando a organização é composta de diversas unidades de negócio, o orçamento deve ser desdobrado para cada unidade. Assim que todos os gestores concluírem a elaboração do orçamento os dados são consolidados e revisados pela equipe de coordenação (Controladoria/Contabilidade). Possíveis divergências e ajustes estratégicos são efetuados com o envolvimento das áreas afetadas. A etapa de aprovação envolve a alta administração e os controladores da organização. No caso de empresas multinacionais o orçamento deve ser aprovado (ou cortado) pela matriz.
Na fase de acompanhamento os dados reais (mês a mês) são comparados com o planejado e debatidos com os responsáveis (gestores) para garantir que os resultados finais sejam positivos. A cada 3 meses inicia um novo ciclo de forecast (revisão do orçamento) onde novos dados comerciais são atualizados com uma nova projeção de vendas e possíveis mudanças econômicas que impactam os negócios. Assim as áreas afetadas deverão rever o seu orçamento devido as mudanças ocorridas (cada forecast repete todo o processo do orçamento).
Para finalizar podemos dizer que existem 4 versões do orçamento; budget, forecast3+9 (elaborado em abril), forecast6+6(elaborado em julho), forecast9+3 (elaborado em outubro).

Estes ciclos podem variar de organização para organização dependendo do mercado e do produto/serviço que atuam. Empresas mais sensíveis a mudanças nos mercados podem elaborar a revisão do orçamento todos os meses e outras podem optar por manter o orçamento fixo para todo o ano. Tudo depende da estratégia e da gestão adotada. Apoio tecnológico também é fundamental para o sucesso na qualidade e na agilidade de elaboração e no acompanhamento do orçamento. Técnicas envolvendo previsões com o uso de Inteligência Artificial estão muito presentes para aprimorar as previsões de vendas e garantir resultados superiores. Quanto maior for o grau de automação menor será o risco de gestores cometerem equívocos no tratamento dos dados e comprometerem o planejamento global da organização.

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Gestão do Orçamento

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wächte