Como se livrar de seus silos de dados em S&OP

Como se livrar de seus silos de dados em S&OP

O planejamento de vendas e produção costuma ser uma tarefa gigantesca porque vários departamentos estão envolvidos. Os dados devem ser regularmente consultados e sincronizados para começar o planejamento. Isso geralmente ocorre porque os dados não estão integrados e o resultado são silos de dados. Nesta postagem do blog, abordamos esse problema e exploramos soluções.

O processo de planejamento de vendas e operações (S&OP) é ​​uma das tarefas mais importantes para as organizações na manufatura. Se os processos forem devidamente coordenados e integrados, a organização sempre terá uma visão geral precisa dos recursos necessários para que a produção atenda à demanda.

Como resultado, o departamento financeiro sabe exatamente quando tais produtos precisam estar disponíveis e pode alinhar seu planejamento de acordo. Desta forma, processos S&OP harmonizados levam ao aumento da lucratividade da empresa.

O problema com os silos de dados no processo de planejamento

Em muitas empresas de manufatura, grandes e pequenas, os representantes e gestores comerciais consolidam regularmente seus dados em uma grande planilha centralizada. Os dados comerciais devem ser enriquecidos com dados mestre do ERP para implementar o planejamento de vendas e produção. Este é um processo tedioso e demorado, no qual muitas vezes apenas os dados mensais estão disponíveis em vez dos dados diários devido à demora. Por consequência das tarefas repetitivas e cansativas de colocar os dados nas planilhas, frequentemente ocorrem erros ao copiar e colar os dados.

O problema subjacente é a retenção de dados nos vários sistemas de origem, que atuam efetivamente como silos de dados. As vendas dependem de sistemas de CRM, como Salesforce, a produção depende de um ERP e as compras dependem de uma solução de compras. A contabilidade e o marketing também costumam usar seus próprios sistemas especializados, muitas vezes até mesmo sistemas diferentes nas várias regiões de operação. Os dados para uma imagem geral coerente e uma visão geral de 360 ​​° estão lá, mas não conectados.

Para fins de planejamento, dezenas de planilhas Excel exportadas devem ser coletadas, reconciliadas e mescladas a cada vez. Isso não só custa tempo e paciência de todos os envolvidos, mas também significa que os dados não estão mais atualizados, uma vez que saem dos sistemas de origem por meio de uma exportação.

Romper e prevenir silos de dados

Os problemas causados ​​por silos de dados são claros: o planejamento de vendas e operações demora muito, os planos são imprecisos, não muito atualizados e difíceis de adaptar. O departamento financeiro e outros, bem como os gerentes da cadeia de suprimentos, estão fazendo um favor a si mesmos e à organização ao consertar o problema do silo.

É por isso que algumas empresas estão usando soluções que incorporam e unificam todos os dados relevantes. Idealmente, eles também são processados ​​automaticamente via ETL (Extract, Transform, Load). Os bancos de dados centrais servem como uma única fonte confiável.

Para se livrar dos silos de dados no longo prazo, também vale a pena conversar com os gerentes dos departamentos. Se eles introduzirem uma nova solução de software para um problema específico, a integração de dados geralmente é esquecida nesse processo. Eduque seus colegas sobre sua importância, afinal, a equipe também se beneficia por não ter que lidar com exportações de informações regularmente.

Combinando uma única fonte confiável e planejamento

Um data warehouse é uma boa primeira etapa para permitir que o departamento financeiro, de vendas e produção trabalhem de forma mais colaborativa com base nos mesmos dados. Mas, quando se trata de planejamento, várias novas planilhas do Excel são criadas rapidamente. A solução para evitar isso é utilizar uma tecnologia de software que unifica os bancos de dados com os dados de planejamento e análise.

Isso tem a vantagem de que os dados também podem ser editados diretamente e os efeitos de novos números (cenários) nos planos e previsões são imediatamente visíveis. O caos de novas planilhas é evitado e novos aplicativos isolados em departamentos especializados são prevenidos. Todas as tarefas de gerenciamento de desempenho ocorrem em uma única solução unificada.

A complexidade das informações de centenas ou mesmo milhares de produtos ao longo da cadeia de abastecimento, portanto, torna-se transparente para todos os interessados. Links importantes entre departamentos podem ser descobertos e identificados. Isso também torna mais fácil planejar e coordenar a demanda em constante mudança por funcionários, máquinas e peças.

Integrar e automatizar processos dessa forma também oferece muitas vantagens para previsão de vendas e planejamento de capacidade nos locais de produção. Se todos os dados estiverem disponíveis de maneira uniforme, consistente e centralizada, os relatórios e previsões são facilmente automatizados. Isso significa que todos os departamentos estão sempre informados sobre a situação atual e podem ajustar seus subplanos de acordo, se necessário. Uma solução unificada para todos garante que os efeitos sejam sempre refletidos nos outros subplanos e também no plano de nível superior. Em vez de ter uma infinidade de padrões de medição diferentes, os KPIs mais importantes podem ser definidos de forma consistente para todos na organização e resolver o problema do silo de dados.

Texto adaptado da publicação JEDOX