5 dicas para economizar tempo e simplificar o planejamento de cenários, evitando sobrecarga

O planejamento de cenários é uma ferramenta poderosa para aumentar a adaptabilidade e se preparar para múltiplos futuros. No entanto, o processo é rigoroso e pode levar rapidamente a uma sobrecarga para as equipes financeiras, que frequentemente gastam tempo valioso duplicando dezenas de planilhas apenas para simular um cenário. Para superar esses desafios de eficiência, as equipes precisam de estratégias e ferramentas para gerar mais cenários rapidamente, adaptar-se às condições de mercado em constante mudança e impulsionar decisões confiantes.

Além de aumentar a eficiência, as tecnologias avançadas podem ajudar as equipes a evitar erros custosos ou oportunidades perdidas devido à falta de previsão ou suposições imprecisas sobre as condições futuras do mercado. O planejamento de cenários apresenta uma oportunidade única para colher os benefícios da inteligência artificial (IA) e do planejamento preditivo. De acordo com a pesquisa da BARC, 64% das organizações relatam aumento na qualidade e precisão dos planos e previsões com o planejamento preditivo.

Explore estas dicas para economizar tempo e migrar de tarefas manuais laboriosas e tomadas de decisão demoradas para um planejamento de cenários mais ágil e eficiente.

Desafios do planejamento de cenários para equipes financeiras

Um dos desafios mais comuns que as equipes financeiras enfrentam é coletar dados de sistemas diversos, garantindo a precisão dos mesmos. Os dados devem ser coletados de vários departamentos dentro da organização, como vendas, recursos humanos (RH), marketing, finanças e governança ambiental, social e corporativa (ESG). Além disso, cada departamento pode ter seus próprios processos e sistemas exclusivos, tornando ainda mais difícil a padronização. A consolidação de dados de fontes externas, como previsões de mercado, adiciona outra camada de complexidade ao planejamento de cenários. Essas etapas por si só podem sobrecarregar facilmente as equipes financeiras que usam o Excel para coletar dados e executar o planejamento de cenários.

Outro desafio para as equipes financeiras é considerar os objetivos estratégicos internos e os impulsionadores externos. O planejamento de cenários requer monitoramento e atualização constantes devido a mudanças nas condições do mercado, flutuações nos preços e eventos inesperados, como desastres naturais. Se essas mudanças não forem detectadas precocemente e consideradas cuidadosamente, podem resultar em planos imprecisos que afetam a resiliência. Além disso, os processos baseados em planilhas exigem quantidades significativas de entrada manual, aumentando o risco de erros que podem afetar a tomada de decisões futuras.

A arte do planejamento de cenários ágil

O planejamento de cenários ágil é um processo contínuo que incorpora automação, colaboração contínua entre várias partes interessadas e insights baseados em dados. Ao automatizar a coleta de dados, as equipes financeiras economizam tempo e evitam erros custosos. Além disso, processos eficientes e bem definidos garantem que o planejamento de cenários seja uma atividade interativa e responsiva, adaptando-se continuamente às mudanças nas condições do mercado e objetivos comerciais. Insights baseados em dados derivados de dados históricos, tendências de mercado e análises preditivas geram cenários precisos e confiáveis. Esses cenários estão fundamentados em dados em tempo real, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões e reduzindo a dependência de suposições ou intuição.

Um processo de planejamento de cenários ágil permite que as equipes financeiras avaliem rapidamente vários cenários, avaliem suas implicações financeiras e tomem decisões confiantes com base em informações precisas. Isso minimiza a incerteza, aumenta a adaptabilidade e ajuda as organizações a navegar nas complexidades com maior clareza e precisão.

As equipes financeiras podem usar essas cinco estratégias de planejamento de cenários para evitar sobrecarga e implementar um processo de planejamento de cenários mais ágil.

Dica 1: Automatizar a coleta de dados

Tecnologias avançadas economizam tempo integrando várias fontes de dados em toda a organização, liberando as equipes financeiras para se concentrarem em atividades de maior valor agregado. Ao aproveitar a integração de dados, as equipes financeiras podem consolidar facilmente informações em uma visão unificada para agilizar a análise e a modelagem de cenários. Ferramentas de automação aumentam ainda mais a eficiência, reduzindo a entrada manual de dados, garantindo precisão e fornecendo acesso a informações em tempo real. Essas capacidades tornam o planejamento de cenários não apenas altamente eficiente para as equipes financeiras, mas também mais eficaz na tomada de decisões confiantes.

Dica 2: Aumentar a colaboração

O planejamento de cenários é um processo contínuo que depende da coleta de múltiplas perspectivas para obter insights ricos e desenvolver várias versões do futuro. Envolvendo uma equipe diversificada com diversas experiências e conhecimentos, garante-se que todos os fatores relevantes sejam considerados e possíveis lacunas sejam identificadas. No entanto, isso frequentemente leva a inúmeras reuniões demoradas e ajustes. Usar uma plataforma centralizada e compartilhada com todos os dados relevantes permite uma colaboração mais rápida em toda a organização. Os interessados podem acessar e analisar informações em tempo real, facilitando a comunicação contínua e a tomada de decisões informadas. Por meio desse enfoque, as equipes podem otimizar seu processo de planejamento de cenários, minimizar atrasos causados por excesso de reuniões e concentrar-se na geração de insights acionáveis para impulsionar resultados estratégicos.

Dica 3: Identificar fatores-chave

A complexidade e a interconexão de vários fatores internos e externos dificultam a determinação dos fatores que mais impactam uma organização. Isso requer uma análise minuciosa e consideração de múltiplas variáveis, como tendências de mercado, comportamento do cliente, interrupções na cadeia de suprimentos e sazonalidade. Ao priorizar e analisar os fatores-chave que impactam significativamente os resultados financeiros, as equipes podem desenvolver cenários mais direcionados e impactantes. Por exemplo, o Jedox AIssisted prevê a inflação, o clima, eventos externos e outros fatores com base em previsões.

Dica 4: Oferecer insights claros

O Excel e o PowerPoint são ferramentas comuns para criar relatórios de gerenciamento, mas têm capacidades limitadas. O volume de dados é grande demais para ser compartilhado ou apenas pequenas partes podem ser compartilhadas, o que significa que as equipes executivas não conseguem ver o quadro completo. Isso limita a visibilidade e a capacidade de aprofundar nos dados. O Jedox oferece painéis de controle acessíveis a todas as partes interessadas e visualizações que tornam os dados mais visuais. Apenas tornando os painéis de controle acessíveis a todos os envolvidos em toda a organização, é possível eliminar os silos e melhorar a visibilidade, fornecendo insights organizacionais. Isso significa que o relatório e o planejamento estão conectados perfeitamente, permitindo que o sistema crie alertas proativos para fornecer mais clareza do quadro completo.

Dica 5: Combinar a inteligência artificial com a experiência humana

A modelagem tradicional de cenários é limitada pelo tempo e pelos dados, e os vieses humanos podem surgir através da aversão à perda, superestimação de benefícios e subestimação de custos. Ao modelar o impacto financeiro das mudanças disruptivas no fornecimento, demanda e mercados voláteis, esses vieses podem afetar negativamente os resultados.

A aprendizagem de máquina, a previsão preditiva e outras ferramentas de IA aprimoram os métodos tradicionais de planejamento de cenários, possibilitando previsões e cenários constantes para gerar insights acionáveis. Ao combinar essas capacidades com a experiência humana, é possível descobrir tendências e padrões que de outra forma passariam despercebidos. Com previsões mais eficientes, as equipes financeiras podem prever com mais precisão a demanda regional para reduzir o inventário e liberar capital de trabalho. Outras possibilidades incluem aumentar a utilização da força de trabalho, bem como testar as principais suposições e recomendações em torno de projetos de capital.

É importante lembrar que a qualidade dos dados determina a eficácia das previsões alimentadas por IA. Os profissionais financeiros devem garantir que todas as informações relevantes sejam incluídas. Por exemplo, as equipes devem identificar pedidos únicos, como acordos verbais, e incorporá-los em suas previsões diárias de vendas. Ao adicionar todos os dados e comentários relevantes, as equipes financeiras enriquecem suas previsões e fornecem planos precisos. Essa combinação de experiência humana e tecnologia de IA gera os melhores resultados, garantindo uma abordagem abrangente e eficiente para o planejamento de cenários.

Soluções para simplificar o planejamento de cenários

O Jedox AIssisted Planning utiliza a inteligência artificial e o planejamento preditivo para fornecer previsões baseadas em drivers que antecipam cenários de “e se”. A ferramenta gera três previsões para cada novo cenário, liberando as equipes financeiras para se concentrarem em tarefas de maior valor agregado. As equipes podem aproveitar o Jedox AIssisted Planning para economizar tempo com:

Previsão de receitas: Analisar grandes conjuntos de dados e identificar os drivers com maior impacto nos negócios. Avaliar e comparar previsões com base na confiança da equipe no modelo e reconhecer riscos e oportunidades para diferentes regiões, produtos ou clientes. Obter resultados transparentes com cenários de melhor caso e pior caso.

Planejamento de demanda: Entender os drivers do negócio para otimizar a alocação de recursos para atender à demanda. Utilizar dados históricos e treinar algoritmos de aprendizado de máquina para atender às necessidades exclusivas do negócio. Aperfeiçoar as previsões com base em flutuações de commodities, riscos políticos, sazonalidade e previsões climáticas, incorporando dados internos e de terceiros disponíveis.

Previsões de perda de clientes: Agrupar clientes e compreender quais drivers impactam mais a fidelidade do cliente. Identificar clientes em risco antes de deixarem de fazer negócios para que as equipes possam implementar estratégias de mitigação.

Previsão de fluxo de caixa: Analisar e limpar grandes conjuntos de dados. Identificar os drivers com maior impacto no fluxo de caixa. Tomar decisões confiantes sobre despesas de capital, investimentos ou planos de expansão por meio de previsões automatizadas de fluxos de caixa futuros.

Conclusão

Utilizando essas dicas, as equipes financeiras podem facilitar muitas das complexidades envolvidas no planejamento de cenários, tornar seu processo mais eficiente e impulsionar decisões confiantes em toda a organização. Desde a automação da entrada de dados até a facilitação da colaboração, o Jedox oferece às equipes financeiras as ferramentas necessárias para se manterem adaptáveis e fornecer planos precisos, independentemente do que o futuro reserva.

FONTE: Avoid overwhelm: 5 tips for faster scenario planning (jedox.com)