Do caos à clareza: começa a fase de orçamentação para FP&A com Jedox

O planejamento é uma prática comum em qualquer empresa. No entanto, quando chega o momento de iniciar o processo anual de orçamento, é comum ouvir um suspiro coletivo. Muitas pessoas não gostam dessa etapa e a consideram uma perda de tempo. Como afirmou o CEO da Bayer, Bill Anderson: “Orçamentos representam o que há de pior na burocracia corporativa.”

Independentemente das opiniões, a orçamentação tradicional tende a ser um trabalho intenso, demorado e frustrante. Entre os principais fatores que tornam o processo desgastante, destacam-se:

• Processos manuais: modelos e planilhas isoladas circulando em Excel.
• Dados fragmentados: grande parte do tempo é dedicada à coleta de informações de diversos sistemas, com frequentes divergências sobre quais números são os corretos.
• Jogos táticos: gestores tentam manipular o processo para aumentar potenciais bônus próprios e de suas equipes.
• Falta de transparência: o orçamento é construído pelo Finance de forma isolada, sem envolver adequadamente a organização.
• Versões conflitantes: diferentes números circulam entre a diretoria, com metas e valores mudando constantemente.
• Desatualização imediata: quando o orçamento finalmente fica pronto, já precisa ser revisado.

A necessidade de mudança é evidente

É claro que ajustes são necessários, e muitas empresas já iniciaram melhorias em seus processos de orçamento e previsão. Ainda assim, para grande parte das organizações, o caminho até um processo conectado, dinâmico e alinhado ao negócio continua longo.

A pandemia de COVID-19 reforçou a importância de um planejamento integrado e ágil. Em poucos dias, orçamentos tornaram-se obsoletos, e as empresas precisaram revisar cenários e fluxos de caixa constantemente. Isso evidenciou motivos essenciais para modernizar o processo de planejamento:

• Mais agilidade e capacidade de resposta: processos tradicionais são rígidos e mantêm empresas presas a planos estáticos. Em um mercado que muda rapidamente, é necessário um planejamento contínuo e integrado.
• Maior colaboração e alinhamento: orçamento é, acima de tudo, comunicação estruturada. Mas silos organizacionais e desalinhamento entre planos financeiros e operacionais dificultam essa integração.
• Decisões orientadas por dados em tempo real: dados desatualizados não sustentam decisões estratégicas. As organizações precisam de informações relevantes durante todo o ano.
• Uso mais eficiente de recursos: um processo conectado ajuda a liderança a alocar recursos conforme a realidade atual, e não de acordo com um orçamento antigo.

Como trazer clareza ao processo de orçamento

Para tornar o processo mais claro, é fundamental conhecer os erros que podem comprometer mesmo as melhores intenções. Esses desafios costumam se concentrar em três áreas:

1. Problemas de comunicação
2. Falta de colaboração
3. Problemas de qualidade dos dados

Uma vez que sua equipe entende essas armadilhas e tem um plano para evitá-las, os quick wins, melhorias rápidas, se tornam o próximo passo. Eles podem ser implementados imediatamente e ajudam a otimizar o processo anual de orçamento.

Esses dois primeiros passos podem ser adotados a qualquer momento, mas sempre alinhados a um objetivo maior: transformar o orçamento em um processo contínuo, conectado e dinâmico ao longo de todo o ano. Concretizar essa visão, no entanto, exige mudanças significativas em processos e sistemas, algo que não acontece da noite para o dia.

Três armadilhas comuns

1. Problemas de comunicação

George Bernard Shaw disse: “O maior problema da comunicação é a ilusão de que ela aconteceu.” Isso descreve perfeitamente um dos principais riscos do orçamento: acreditar que todos estão alinhados quando não estão.

Por isso, comunique claramente o processo, explique o que será feito e programe pontos de alinhamento ao longo do ciclo. Quando o orçamento ficar pronto, ninguém deveria dizer:

“Esses não são meus números.”

ou

“Nunca vi esse valor, isso deve ter sido invenção do Finance.”

Se isso ocorrer, faltou comunicação.

Essa questão está intimamente ligada ao segundo ponto: colaboração.

2. Falta de colaboração

O orçamento não é um exercício matemático, é um exercício de planejamento. Ninguém acerta o valor do próximo ano com precisão. O objetivo é criar um plano consistente, que oriente decisões.

Garry Ridge, ex-CEO da WD-40, descreve bem:

“É como um mapa para um destino que você sabe que não está 100% correto, mas que ainda assim aponta claramente a direção certa.”

Um bom processo exige colaboração real entre áreas. Isso significa compreender objetivos, prioridades e estratégias de outras equipes e conectá-las à estratégia global da organização.

3. Problemas na qualidade dos dados

A terceira armadilha é a baixa qualidade dos dados. Muitos planos já ruíram por causa de informações incompletas, incorretas ou mal interpretadas. Empresas frequentemente enfrentam impactos milionários decorrentes desses problemas.

Melhorar dados leva tempo, mas reconhecer o problema permite incluir verificações extras e ciclos de feedback para identificar falhas logo no início.

Um exemplo pessoal ilustra bem isso: em uma empresa, desenvolvi um modelo para uma nova unidade de negócios que parecia sólido, mas, ao analisá-lo profundamente, percebi que não seria possível medir o desempenho real com base naqueles dados. Um ano depois, reconstruí tudo usando informações mais confiáveis. Só então pudemos discutir resultados com clareza.

Essa experiência reforça um ponto importante: o progresso real vem quando atacamos primeiro os maiores problemas, e trabalhamos neles de forma sistemática.

Alcançando resultados rápidos (Quick Wins)

Esses cinco quick wins promovem melhorias imediatas no processo de orçamento:

1. Alinhamento de objetivos

Profissionais de FP&A frequentemente iniciam o orçamento sem clareza sobre o que a liderança espera. Isso gera retrabalho quando o resultado não reflete as metas da diretoria.

Converse antecipadamente com a liderança e alinhem pelo menos os objetivos gerais.

2. Cronograma detalhado

Quanto mais detalhado o cronograma antes do início do processo, mais fácil manter o ritmo.

Inclua todas as etapas, entrega de materiais, prazos de envio, análise do Finance, e adicione margens de segurança.

Acompanhe também com uma checklist para evitar esquecimentos.

3. Modelos simples

Profissionais de finanças tendem a criar modelos excessivamente complexos.

Priorize clareza, colaboração e facilidade de preenchimento.

Peça às áreas apenas as informações essenciais; o restante pode ser estimado internamente.

4. Foco nos dados essenciais

Conectado ao item anterior, esse princípio vale para modelos, relatórios e tudo mais no processo.

Toda empresa tem poucos direcionadores que realmente movem o negócio. Foque neles e garanta sua qualidade.

Não desperdice tempo com dados de baixo impacto.

5. Reunião de retrospectiva (After-action review)

Se você já está no meio do ciclo, talvez não seja um benefício imediato. Mas, quando incorporado ao processo anual, torna-se valiosíssimo.

Ao final do ciclo, reúna o time, registre aprendizados e defina ações concretas para melhorar o próximo orçamento.

Já vivenciei isso na prática, e os resultados aparecem rapidamente.

A visão de longo prazo

No longo prazo, alcançar excelência em orçamentação exige definir uma visão clara do que isso significa para a sua empresa, e estruturar o processo necessário para torná-la realidade. Normalmente, isso envolve melhorar a qualidade dos dados e os sistemas utilizados.

Para um processo de melhoria contínua, analisamos três dimensões: pessoas, processos e plataforma.

1. Pessoas

Depois de definir sua visão e o processo ideal, avalie se tem as pessoas certas para executá-lo.

Se sim, verifique se elas possuem as habilidades e treinamentos necessários.

Exemplo: se sua visão inclui previsões avançadas com algoritmos, há alguém capaz de desenvolvê-los?

Se não, será preciso treinar a equipe ou adotar tecnologias que supram essa lacuna.

Caso faltem talentos, crie um plano para atrair e capacitar as pessoas adequadas.

2. Processos

Com uma roadmap definida, identifique quais processos precisam ser ajustados.

Mapeie o fluxo completo e trabalhe com a equipe para aprimorá-lo, garantindo também uma mentalidade orientada a processos.

3. Plataforma

Mesmo com uma equipe excelente e processos bem estruturados, sistemas ultrapassados limitam o desempenho.

Pergunte-se:

• Qual tecnologia é necessária para sustentar o processo ideal?
• O que sua plataforma de planejamento deve entregar para apoiar o negócio?
• Quais argumentos justificam a adoção de uma nova solução que permita ao time atingir seu máximo potencial?

Focar nesses três pilares é essencial para construir um processo de orçamento sustentável, moderno e de excelência. Sem um plano que englobe pessoas, processos e plataformas, o fracasso é praticamente inevitável.

 

FONTE:

https://www.jedox.com/de/blog/jaehrliche-budgetierung/?utm_campaign=Region%20DACH&utm_content=355785525&utm_medium=social&utm_source=linkedin&hss_channel=lcp-231653