Automatizando e integrando o processo de auditoria na rotina da sua organização.
Em um ambiente extremamente competitivo, onde a necessidade de fazer as coisas certas é vital para a sobrevivência das organizações, a auditoria é uma ferramenta importante para avaliações periódicas e principalmente melhorias contínuas.
A complexidade envolvida é apenas mais um desfio do gestor das auditorias da empresa. Questões de segurança das informações e comprometimento dos envolvidos exigem muito cuidado, organização e planejamento das tarefas envolvidas nos trabalhos.
A aplicação DIMAT Audit Workflow é a solução mais flexível, robusta e de fácil utilização disponível no mercado. Você planeja as auditorias e define os envolvidos, deixe o resto com a ferramenta. Conforme os resultados das análises e recomendações são registradas durante as auditorias o gestor da área/processo auditado define “planos de ação” para corrigir e/ou mitigar as vulnerabilidades identificadas.
O nosso aplicativo de Auditoria é construído sobre a plataforma Kissflow de workflow. Desta forma podemos garantir dois grandes benefícios aos nossos clientes: customizações nos formulários/processos estão disponíveis para o gestor da área de auditoria e o uso do ambiente tecnológico para criação e automação de outros processos da empresa. Assim você maximiza o investimento e dilui o uso com outras áreas.
A concepção e operação da solução é orientada a tecnologia de Workflows. Desta forma todas as atividades realizadas e programadas são ativadas por e-mails, transformando o encadeamento das tarefas e seus prazos de execução em registros significativos na base de dados do sistema. Um dashboard é disponibilizado onde cada usuário pode identificar as suas tarefas e prazos definidos.
Desta forma, é possível assegurar que as pessoas foram informadas de sua participação nos trabalhos. Utilizando as tecnologias mais modernas do mercado, os produtos estão integrados e são executados totalmente em WEB. Nenhum componente é instalado nos equipamentos dos usuários.
Processo de Auditoria
Um grande diferencial da nossa solução é a flexibilidade para modificar formulários, sequência de execução e permissões de acesso. Nosso serviço de implantação é formatado para auxiliar as organizações na elaboração dos ajustes necessários e adequar os elementos utilizados para a realidade local e capacitar os gestores para futuras mudanças que surgirem.
A parametrização inicial segue o modelo do fluxo de processo apresentado na imagem. O processo é iniciado pelo registro da auditoria, que necessita aprovação do gestor da área, e seu encaminhamento ao responsável pelos serviços de auditoria.
Após elaboração dos trabalhos e o registro das informações no formulário específico o Auditor encaminha o processo para o Revisor que tem acesso a todas as informações coletadas e registradas. Havendo consenso o processo é remetido para o Gestor da área de Auditoria que necessita aprovação e/ou solicitar correções.
Havendo necessidade de elaborar planos de ações para corrigir eventuais desconformidades, o processo é remetido para o Gestor da área/processo registrar as ações. Neste momento o processo de auditoria é conectado ao processo de gerenciamento de Planos de Ação. Nele as ações são individualizadas e controladas com prazos e notificações específicas.
Registro da Auditoria
O processo inicia pelo registro da auditoria e definição dos principais atores. Todas as informações contidas e solicitadas no formulário podem ser parametrizadas conforme os padrões e necessidades da organização.
Cada processo possui em Auditor responsável, um Revisor, um Gerente de Auditoria, o responsável pela área e/ou processo foco da auditoria e executores dos planos de ação.
Após o registro o processo passa para o gestor da auditoria autorizar e/ou solicitar modificações no formato de trabalho. Sendo aprovado todos os envolvidos são notificados que a auditoria foi aprovada.
Elaboração da auditoria
O auditor responsável recebe uma notificação informando a data e o registro do processo que deve ser executado.
Informações e constatações são registradas em campos específicos que podem ser customizados na implantação do sistema. Evidências e arquivos de apoio podem ser anexados ao processo para subsidiar análises e o parecer final.
Planos de ação
Dependendo do resultado das análises e avaliações realizadas, durante o processo de auditoria, podem ser identificados pontos que necessitem ações de correção/melhoria.
Nesta situação o auditor sinaliza ao responsável pelo processo/departamento a preparação de ações corretivas para mitigar possíveis falhas encontradas.
Para cada auditoria podem ser gerados diversos planos de ação. Logo após sua aprovação pelo auditor são criadas instâncias específicas de cada plano no processo de gestão dos planos de ação.
No encerramento de cada plano o responsável pelo departamento/processo deve aprovar e comentar os resultados.
Relatórios das auditorias
Os relatórios das auditorias são configurados por “templates” e gerados automaticamente conforme o andamento do processo. Quando o resultado dos trabalhos não identifica nenhum ponto de melhoria que exija elaboração de um plano de ação da área auditada, o relatório, em formato PDF, é enviado automaticamente.
O mesmo ocorre quando a auditoria exige a elaboração de Planos de Ação. Os relatórios são enviados conforme o processo é executado e as ações concluídas.
Todas as etapas definidas no processo estão sujeitas a SLAs. A definição pode ocorrer de diversas formas, por um prazo específico, exemplo dias ou horas, ou por uma regra calculada conforme os campos utilizados no processo. Relatórios de controle e monitoramento permitem avaliação de desempenho dos diversos atores e/ou áreas envolvidas no processo.
Registre o calendário de trabalho da sua organização informando feriados e horários. Quando o usuários estiver de férias ou ausente basta definir a delegação de atividades. Desta forma todas as tarefas serão automaticamente repassadas.
Os SLAs seguirão as definições cadastradas para monitorar os tempos definidos na execução de cada tarefa.
Relatórios de acompanhamento de todos os processos de auditoria estão disponíveis na aplicação. Estes, por sua vez, podem ser customizados e salvos com nomes específicos.
Filtros avançados podem restringir os processos apresentar somente as auditorias que estão em uma determinada fase ou pendentes da aprovação. Os campos apresentados também podem ser customizados pelos usuários que possuem direitos para visualizar os dados.
Kissflow é uma aplicação Cloud armazenada nos Estados Unidos e comercializada no formato SAS por usuário. Sem limite de processos executados.
Outros processos podem ser modelados e executados por sua organização.
Solução completa para automação dos processos da sua organização. Permite que usuários, sem conhecimento de programação, implementem funções de fluxo de trabalho de forma rápida e simples.
O poder de definição e automação das atividades desenvolvidas em cada uma das áreas fica na mão do gestor que, com o Kissflow, tem a flexibilidades de tomar suas próprias decisões e melhorar seus processos de trabalho.
Diversas formas de acesso são disponibilizadas na plataforma. Os usuários podem definir suas senhas ou logar automaticamente com as configurações disponíveis no AD da empresa.
As informações gerenciadas pelos processos são protegidas por padrões definidos pelo modelador (gestor do processo), que pode restringir o acesso dos usuários para campos e registros da aplicação.
Log de auditoria são gerados para permitir análises de edições feitas nos processos e dados.
O acesso as informações e a tomada de decisões deixaram de ser uma atividade executada unicamente na mesa do seu escritório. Mesmo quando você esta em movimento é fundamental consultar o desempenho dos negócios e interagir com os demais colaboradores da sua organização.
Com as soluções de software móveis, os tomadores de decisão podem usar o seu smartphone ou tablet para acessar rapidamente, analisar e registrar seus dados de qualquer lugar, a qualquer momento, a fim de tomar decisões rápidas e qualificadas.
Kissflow permite que você conecte seus processos com os demais sistemas e bancos de dados existentes na sua organização. Disponibiliza diversos conectores para facilitar a troca de dados entre os aplicativos mais populares do mercado.
- Kissflow Process connector
- Scheduler by Kissflow
- Kissflow Chat connector
- Kissflow Project connector
- QuickBooks connector
- Gmail connector
- HubSpot connector
- Kissflow case system connectors
- User details connector
- Microsoft Outlook connector
- Salesmate connector
- Google Calendar connector
- Google Sheets connector
- Slack connector
- Google Drive connector
- Dropbox connector
- Webhooks by Kissflow
- SOAP connector
- HTTP connector
- Email connector
Solução disponibilizada no formato SAS (Software as a Service). Você não paga pelo software e sim pelo uso, como serviço.
Não possui limitação no número de processo que você implementar somente pelo número de usuários ativos. Cada usuário incremente o valor.
