8 maneiras de elevar o planejamento do Excel

Soluções para alcançar eficiência e precisão

Acelere o planejamento e o orçamento para reagir rapidamente às mudanças

O Excel é a principal ferramenta que as equipes financeiras usam para planejamento e orçamento. No entanto, planilhas básicas não possuem os recursos avançados de que precisam para reagir rapidamente e tomar decisões com confiança – especialmente em tempos de volatilidade econômica. Quando as equipes de alto desempenho têm as ferramentas necessárias para colaborar melhor e entregar planos adaptáveis, eles podem alcançar a determinação, confiança e desempenho de que precisam para moldar o futuro. Explore oito desafios comuns do Excel que muitas equipes enfrentam e como resolvê-los para alcançá-los.

Planejamento elevado.

Migre…

De planilhas desconectadas para planilhas centralizadas

De tarefas manuais para tarefas automatizadas

De falta de insights para insights em tempo real

De colaboração limitada para colaboração entre organizações

Coleta manual de dados de várias fontes

DESAFIO

Todo projeto no Excel começa com a inserção de dados. Esses dados geralmente vêm de sistemas diferentes que equipes individuais usam como parte de seus processos, como finanças, vendas, recursos humanos (RH), marketing, cadeia de suprimentos e ambiental, social e governança (ESG). As equipes financeiras têm a tarefa de coletar e atualizar todos os dados relevantes cada vez que qualquer um desses sistemas é atualizado. Isso consome muito tempo, especialmente considerando que as equipes executivas dependem dessas fontes de dados para fornecer insights que mitigam riscos e revelam oportunidades críticas.

SOLUÇÃO

Integre dados de toda a organização

Os processos de carregamento automático de qualquer sistema unificam o planejamento para equipes em toda a organização. Atual e os dados históricos de todos os sistemas de origem devem estar atualizados e acessíveis em uma solução centralizada.

Garantindo a integridade dos dados

DESAFIO

Acontece com todo usuário do Excel: você valida o modelo e confere a fórmula, mas os números são incorretos. A fórmula de soma não inclui o intervalo completo e a função VLOOKUP retornou o erro de resultados. Apenas uma alteração manual pode criar um erro repetitivo que afeta várias planilhas.

SOLUÇÃO

Gerencie dados em uma plataforma centralizada

Os dados interorganizacionais devem ser governados e gerenciados a partir de um local central. Isso evita a duplicação e pontos de dados ausentes. O mesmo acontece com as fórmulas. Usando uma plataforma centralizada como uma única fonte de verdade mantém os dados consistentes e permite que as atualizações apareçam para todos os usuários simultaneamente com o clique de um botão.

Planejamento de cenário “ginástica”

DESAFIO

O planejamento de cenários é uma etapa essencial no processo de aprovação do orçamento. No entanto, com o Excel atuando

como um banco de dados e um mecanismo de cálculo, criando comparações entre diferentes suposições e cenários requer uma quantidade enorme de tempo, preparação e manipulação. As equipes geralmente gastam tempo duplicando dezenas de planilhas apenas para simular um cenário.

SOLUÇÃO

Inteligência artificial prática (IA)

Aprendizado de máquina, previsão preditiva e outras ferramentas de IA estão substituindo o planejamento tradicional de cenários métodos, permitindo previsões e cenários sempre ativos para gerar insights acionáveis e confiança tomando uma decisão. Ter a lógica de negócios centralizada em uma plataforma também permite cálculos em tempo real e atualizações fáceis.

Controle de versão e caos de colaboração

DESAFIO

Os modelos no Excel são preparados manualmente, coletados e compartilhados com outras equipes em toda a organização, o que inevitavelmente leva a desafios de controle de versão e colaboração. Proprietários de orçamento acabam circulando mais de uma versão de seus insights. Diferentes insights e feedback sobre dados dentro do trabalho rascunhos raramente são consolidados em relatórios finais e apresentados à gerência executiva, então eles não acabam obtendo a história completa. Simplesmente não existe uma fonte de dados única e simplificada.

SOLUÇÃO

Colaboração em tempo real em uma plataforma baseada em nuvem

Ao trabalhar em uma única plataforma baseada em nuvem, os dados são capturados instantaneamente e os usuários podem colaborar em diferentes versões, mantendo as trilhas de auditoria e comentários intactos.

Gerenciamento de fluxos de trabalho e controle de processos

DESAFIO

O Excel não pode gerenciar fluxos de trabalho ou fornecer controle de processo quando os dados são copiados e compartilhados várias vezes. O planejamento geralmente requer uma abordagem de cima para baixo para definir metas e uma abordagem de baixo para cima para dados coleção. Usuários como gerentes de vendas regionais geralmente começam com uma planilha vazia para planejamento com orientações. Esses usuários precisam inserir seus dados, enviar os dados e obter aprovação ou rejeição, tudo isso atendendo a padrões muito específicos. O Excel não foi criado para gerenciar esses fluxos de trabalho. Além disso, é impossível pré-preencher alvos no Excel, o que significa que os usuários devem começar seu planejamento do zero.

SOLUÇÃO

Automatize fluxos de trabalho e processos de aprovação

Quando os fluxos de trabalho são totalmente incorporados em uma solução de planejamento, isso traz ordem e clareza inestimáveis. Aprovações e bloqueios de dados também são vantajosos. Soluções que permitem alocação automática de dados significam bottom-up

O planejamento não precisa começar do zero todas as vezes.

3 melhores medidas técnicas para melhor gerenciamento de dados:

> Melhorar a integração técnica

> Fortalecer a automação

> Apresentar novo software

Protegendo dados confidenciais

DESAFIO

À medida que as tensões geopolíticas e as ameaças à segurança cibernética aumentam, a proteção de dados confidenciais é fundamental.

As planilhas usadas para planejamento e relatórios geralmente contêm informações confidenciais e confidenciais e representam riscos críticos de conformidade se forem compartilhados de forma mais ampla durante o processo de planejamento. Funcionários e os dados pessoais são protegidos por lei e as organizações podem violar certos regulamentos se os dados de previsão ficam expostos.

SOLUÇÃO

Controle o acesso e as permissões do usuário

Para cumprir os padrões de segurança, as soluções de planejamento devem fornecer modelos com controles de compartilhamento personalizados e níveis de acesso. Isso ajuda as organizações a reunir entradas simultâneas em um sistema centralizado, limitando acesso aos dados certos para as pessoas certas pelos motivos certos.

Falta de capacidade de análise de dados e geração de relatórios

DESAFIO

Excel e PowerPoint são ferramentas comuns usadas para criar relatórios gerenciais, mas têm recursos limitados recursos para análise profunda de dados, relatórios executivos e relatórios dinâmicos. O volume de dados é

muito grande para compartilhar, ou apenas pequenas partes podem ser compartilhadas, o que significa que as equipes executivas não podem ver a imagem completa. Isso limita a visibilidade e a capacidade de se aprofundar nos dados. Com as tecnologias avançadas que continuam surgindo, os executivos esperam uma solução digitalizada.

SOLUÇÃO

Dashboards acessíveis para todas as partes interessadas

As visualizações ajudam a dar vida aos dados. Simplesmente tornar os painéis acessíveis às partes interessadas em todo a organização quebra silos e aumenta a visibilidade, fornecendo insights interorganizacionais. Isso significa que a gerência e outras partes interessadas podem analisar e reagir rapidamente às informações em seu laptop ou dispositivo, onde quer que estejam. Relatórios e planejamento estão perfeitamente conectados, permitindo que o sistema crie alertas proativos para fornecer mais clareza sobre o quadro completo.

DESAFIO

O Excel luta para ser uma ferramenta multidimensional, forçando os usuários a trabalhar com relatórios de um único departamento em vez de modelos. Uma organização de médio porte com 10 linhas de produtos, 10 regiões e 10 centros de custo pode ultrapassar rapidamente 10.000 planilhas por ano, sem contar rascunhos e simulações. Além disso, fazer alterações em um único modelo significa atualizar dezenas de planilhas individualmente – um processo vulnerável errar.

SOLUÇÃO

Aumente a eficiência com funcionalidade multidimensional

As plataformas que modelam dados com cubos multidimensionais permitem que os usuários trabalhem com modelos em vez de relatórios individuais ou departamentais. A integração de diferentes fontes de dados no nível do aplicativo aumenta eficiência em orçamento, planejamento e previsão. Isso aprimora a experiência do Excel e pode ajudar a orientar a jornada de transformação digital de uma organização sem ter que abandonar o ambiente familiar do Excel.

Eleve o planejamento do Excel com Jedox

A diferença entre identificar rapidamente riscos e oportunidades e ficar para trás no mercado é

tecnologia de planejamento e gestão de desempenho. Soluções como a Jedox ajudam as equipes a se moverem longe de planilhas desconectadas, fornecendo acesso a dados interorganizacionais em tempo real dentro de uma única plataforma. A Jedox automatiza processos demorados para que as equipes financeiras possam se concentrar em gerar insights em tempo real e entregar crescimento lucrativo em vez de desperdiçar horas no manual de preparação de dados.

As equipes podem continuar usando o Excel enquanto se beneficiam de recursos aprimorados, incluindo:

> Integração de dados de qualquer fonte

> Validação de dados em uma plataforma centralizada

> Insights acionáveis com IA

> Colaboração inteligente com dados em tempo real

> Fluxos de trabalho e aprovações automatizados

> Acesso e permissões de usuário personalizadas

> Painéis acessíveis para todas as partes interessadas

> Maior eficiência com dados multidimensionais

FONTE: 8 ways finance teams can elevate Excel planning (jedox.com)