A realidade do gerenciamento de processos

A gestão de processos é uma das iniciativas gerenciais menos valorizadas pelas organizações. Pode até parecer exagero de minha parte, porém a realidade é facilmente percebida e certamente muito cruel para os profissionais que atuam nesta área. Veja alguns pontos que comprovam esta afirmação:

Quantas pessoas, na sua organização, atuam exclusivamente na gestão dos processos? Posso apostar que, na maioria das empresas, não existe nenhuma pessoa dedicada a esta finalidade. Em algumas empresas de maior porte, podemos achar 2 ou 3 profissionais, não mais que isso. Na maioria dos casos, estas funções são compartilhadas com outras atividades e relegadas a um segundo plano. Adicionalmente a escassez de recursos humanos, podemos acrescentar que, em momentos de crise como este que estamos passando, os integrantes desta área são normalmente os principais alvos das reduções de pessoal.

O posicionamento organizacional também é outro elemento que comprova minha afirmação. Sabemos que, quanto mais próximo do topo da pirâmide, mais importante o departamento é e mais força terá na tomada de decisões. Alguém já viu uma diretoria de Processos? Todos já viram diretoria Comercial, diretoria de Operações, diretoria Financeira, RH e até Tecnologia da Informação, menos diretoria de Processos. Os processos sempre estão subjugados e relegados à sobra da gestão, atores coadjuvantes na grande trama empresarial. É comum localizar a função de processos enxertada no setor de Qualidade, Recursos Humanos, Administração, TI, entre outros.

As tecnologias e metodologias adotadas pela gestão de processos também contribuem para esta análise. Quais são os sistemas e aplicativos mais utilizados no mercado para o gerenciamento de processos? Quais são utilizados na sua empresa? Não deve ser surpresa para ninguém que o MS-Office é o campeão absoluto no gerenciamento de processos. MS-Word para documentação e descrição das atividades; MS-Visio ou MS-PowerPoint para elaboração dos fluxos de processos; MS-Excel para controle dos indicadores; SharePoint para publicação e divulgação. Podemos citar também aquelas empresas que utilizam soluções “free” disponíveis na internet. Enfim, tudo baratinho. Quanto à metodologia, temos uma variação envolvendo diferentes estágios que vão de “pra que metodologia” até “tudo definido e nada seguido”.

Agora o indicador que mais contribui para que a gestão de processos seja posicionada em um nível inferior na estruturação gerencial é a forma com que grande parte dos colaboradores, envolvendo também a média e alta administração, valorizam as iniciativas desta área. Melhor dizendo: NÃO valorizam. O desrespeito na execução dos processos é normal e de conhecimento generalizado. A documentação é puramente burocrática e normalmente NUNCA revista e atualizada. Os novos funcionários são treinados para desempenharem suas funções no dia a dia acompanhando um colaborador já familiarizado na atividade, sem entender o processo. O aprendizado ocorre na prática e envolve somente as situações corriqueiras que, certamente, não englobam todas as situações e variações possíveis da função.

Neste contexto complexo e desafiador, a gestão de processos navega em um ambiente turbulento e cheio de desafios. Um dos pilares de sustentação e sucesso empresarial capaz de proporcionar equilíbrio e melhorias contínuas é pouco acionado. A solução de muitos problemas e deficiências empresariais passa, necessariamente, por uma boa análise e avaliação da forma com que as atividades são desenvolvidas. Organizações modernas e bem-sucedidas trilham sua jornada norteadas pelos processos.

Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wächter

19/4/2016