Ganhando o controle dos orçamentos departamentais com low code

Desafios enfrentados

Processos manuais. Todos os processos de finanças, TI e vendas foram rastreados manualmente por e-mail, e informações relevantes foram espalhadas por milhares de tópicos de e-mail.

Baixa visibilidade do processo. As partes interessadas e os líderes seniores não tinham visibilidade de informações críticas, como despesas e novos negócios.

Atrasos na tomada de decisões. A tomada de decisão foi adiada porque a gerência lutou para encontrar informações precisas rapidamente.

 

Solução

Até oito anos atrás, a equipe financeira da Valantic usava e-mails para rastrear o orçamento de cada departamento. Os departamentos de vendas e TI também rastrearam novos negócios e ativos de TI por e-mail. Consolidar dados espalhados por milhares de threads de e-mail foi complicado e demorado. Isso fez com que a Diretora de Finanças, Cristina Silva, procurasse uma plataforma de baixo código como a Kissflow.

A Valantic usa o Kissflow há oito anos. “Estávamos procurando uma ferramenta que nos permitisse ter processos de fluxo de trabalho para aprovação de despesas, que era essencialmente o objetivo, mas também para novas vendas e negócios que poderiam ser aprovados através da ferramenta. Estávamos fazendo isso por e-mail, e isso não foi muito eficiente. Queríamos ter uma ferramenta para todos os processos de aprovação”, disse Cristina.

Com o Kissflow, as informações que antes eram difíceis de rastrear e gerenciar se tornaram facilmente acessíveis. Isso ajudou a gerência a tomar decisões oportunas e baseadas em dados. Cristina disse que o Kissflow ajudou os gerentes e diretores de projeto a acessar facilmente as informações de que precisavam. “O principal benefício do processo [no Kissflow] é fornecer informações às pessoas que precisam dessas informações e que estão envolvidas no processo. E isso não precisa ser enviado por e-mail. Está na ferramenta, e a pessoa pode facilmente acessá-la.”

Antonio Serpa Pinto, Chefe de TI da Valantic, supervisiona a implementação e adoção de ferramentas na organização. Quando perguntado sobre sua experiência na implementação do Kissflow em toda a organização, ele disse: “Aqui na Valantic, todos usam o Kissflow. Algumas pessoas têm muito treinamento em informática e outras muito menos. Mas, independentemente de sua experiência, todos podem começar a usar o Kissflow imediatamente, porque não requer treinamento prévio. A plataforma é muito intuitiva e fácil de usar.”

Cristina acrescentou: “É muito fácil criar e aprovar um processo. E para os meus colegas que fazem a configuração do processo, é fácil criar e adaptar o processo à nossa realidade.”

A SAP é uma das maiores divisões da Valantic. A gerência queria integrar o SAP ao Kissflow para manter a precisão dos dados. Cristina disse: “Isso nos dá a segurança de que cada informação está bem, integrada e válida, porque se não tivermos isso, não teremos certeza”.

Ao falar sobre os casos de uso que a Valantic resolve com o Kissflow, Cristina disse: “Temos um processo que aprova todas as compras nesse departamento de acordo com o orçamento que temos. Com esse processo, podemos controlar o orçamento que temos e também analisar as compras que fazemos nesse departamento.”

Ela acrescentou: “Também temos um processo para novos negócios. O que queremos com esse processo é dar o conhecimento dos negócios a todas as pessoas que precisam desse conhecimento, como o diretor do departamento ou o gerente de projeto.”

A Valantic automatizou e simplificou vários casos de uso críticos usando o Kissflow. Alguns dos principais processos são:

• Gerenciamento de ativos de TI
• Orçamento e gastos departamentais
• Rastreando novos negócios

 

Resultados

A Valantic conseguiu alcançar os seguintes resultados com o Kissflow:

• Reduziu seus gastos departamentais
• Maior visibilidade do processo para as partes interessadas
• Economizou tempo e custo resolvendo vários casos de uso com uma solução

A Valantic está animada para agilizar mais casos de uso com o Kissflow e começar a criar aplicativos para ajudar a queimar seu backlog de TI.

 

“Aqui na Valantic, todos usam o Kissflow. Algumas pessoas têm muito treinamento em informática e outras muito menos. Mas, independentemente de sua experiência, todos podem começar a usar o Kissflow imediatamente, porque não requer treinamento prévio. A plataforma é muito intuitiva e fácil de usar.”

Antonio Serpa Pinto

Chefe de TI

 

A Valantic é uma das principais empresas de soluções digitais e consultoria de TI da Europa para transformação digital. Mais de 500 clientes blue-chip, incluindo 32 das 40 empresas listadas no DAX e muitas grandes empresas suíças e austríacas, confiaram na Valantic. Tem mais de 4.000 consultores e desenvolvedores de soluções especializados e gera cerca de 400 milhões de euros em receita.

FONTE: https://kissflow.com/success-stories/valantic-case-study