Gestão de Projetos e a Gestão de Mudanças

Muitos já devem ter se deparado com situações e questionamentos envolvendo os temas de Gestão de Projetos e Gestão de Mudanças. O gerenciamento de projetos é muito mais presente no nosso dia a dia e suas técnicas e metodologias são vastamente disseminadas pela maioria das organizações. Bem ou mal, projetos são executados o tempo todo. Por outro lado, o gerenciamento das mudanças não oferece tanta riqueza de procedimentos e padrões de uso para ser empregado de forma sistemática e linear. Apesar de existirem inúmeros estudos e pesquisas sobre a gestão de mudanças, sua aplicação requer conhecimentos e capacidades diferenciadas e não encontradas facilmente nas nossas empresas.

Diversas questão permeiam estes temas: A gestão de projetos já incorpora a gestão da mudança? Todo o projeto tem uma mudança? Mudança e melhoria são sinônimos? Projetos de melhoria devem ter gestão de mudança? Qual a relação entre mudança e inovação? O que caracteriza uma mudança organizacional? Quando devemos empregar as técnicas de gestão de mudanças e gestão de projetos?

Vamos com calma! Inicialmente, devemos diferenciar mudança e melhoria. Nem toda a mudança está associada a uma melhoria. Existem, inclusive, mudanças que pioram as cosias.

A melhoria está muito relacionada a fazer o que fazíamos de forma diferente – incorpora alterações na forma ou no procedimento utilizado. Exemplo: Para emissão de uma Nota Fiscal, o usuário passa por três telas diferentes do sistema. Uma melhoria acontece quando o sistema unifica, em uma única tela, a emissão da Nota Fiscal. A mudança se refere a processo inovativo que gera novidade significativa para a empresa ou para o cliente. Normalmente, as mudanças atuam em aspectos culturais da organização e estão mais sujeitas à resistência das pessoas. Exemplos: O desenvolvimento e a fabricação de um novo produto ou produtos para um novo segmento de mercado; a troca do sistema ERP etc. Mudanças impactam mais radicalmente na forma que as pessoas executam suas atividades ou nas relações existentes no seu ambiente.

Resumidamente podemos definir:

Gestão de projetos: Aborda o planejamento e a execução de uma série de tarefas, organizadas em níveis hierarquizados, gerenciando recursos (equipamentos, fornecedores, pessoas, equipes…) em um tempo e custo definido para gerar um produto/serviço.

Gestão de mudanças: Aborda aspectos da transição que ocorre com indivíduos, equipes e nossa organização entre a situação atual para um futuro estado desejado. Foca na aceitação das pessoas ao novo.

O sucesso de qualquer projeto de mudança (envolvendo inovação/ alteração na cultura) depende tanto da gestão do projeto como da gestão da mudança. A perfeita execução de todas as atividades e requisitos do escopo não garante efetividade nos resultados sem uma aceitação das pessoas. O contrário também é verdadeiro. Uma ótima aceitação das pessoas sem uma qualidade aceitável do produto/serviço não gera triunfo.

Uma frase que exemplifica bem esta questão foi dita por Michael Hammer (pai da Reengenharia) em 1999: “A maior falha do conceito de reengenharia foi não considerar os aspectos humanos envolvidos no processo de transformação, tais como comunicação, participação no processo, alinhamento de objetivos, cultura organizacional etc.“

Então, devemos ter muita atenção quando iniciarmos qualquer projeto que envolva mudanças organizacionais. Nestes projetos é fundamental atuar em três elementos: Comunicação, Capacitação e Liderança.

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wachter

28/3/2016