Identificando pontos de melhorias nos processos

A busca por melhorias nos processos de negócio é constante na vida dos gestores e fundamental para proporcionar aumento da competitividade das organizações. Neste artigo vou descrever algumas técnicas que utilizo para identificar pontos potenciais que podem ser foco de mudanças e alavancar ganhos. Relembro que antes de você pensar em alterar algum processo verifique se as condições preliminares que sinalizam a necessidade de mudança estão presentes:

As necessidades ou desejos do cliente se alteram de maneira substancial.
As medidas de performance indicam que a performance do processo está constantemente abaixo dos padrões desejados.
A missão da organização muda ou é aumentada.
Necessidade de atualização tecnológica.

Inicie o trabalho com a criação de um grupo multidisciplinar para debater e analisar a situação do processo e as oportunidades existentes. Procure envolver representantes dos atuais executores, analistas da área de informática, clientes e fornecedores (quando aplicável), gestores de áreas percorridas pelas atividades e consultores especialistas no negócio. Pessoas que podem contribuir com sugestões, ideias e posteriormente auxiliar na condução do processo de mudança reduzindo assim as resistências naturais do novo, da incerteza. Organize reuniões para que esta equipe debata e analise alternativas e sugestões de melhorias e suas formas de implementação. Certamente estas pessoas terão conhecimento e capacidade para alavancar questões significativas e relevantes.

Outra técnica muito utilizada para o suporte na identificação de melhorias é asimulação. Ferramenta que permite uma visão realista e objetiva de como o processo é executado e a localização dos principais pontos limitantes da sua capacidade. Adicionalmente você poderá validar se o modelo existente (documentação utilizada como referência) corresponde ou se assemelha a realidade. Já vivenciei casos em que toda equipe trabalhou diversos dias no estudo de soluções utilizando uma documentação (modelo) irreal. Muito tempo posto fora. Para saber mais sobre simulação e seus benefícios leia o artigo que publiquei no link : https://dimatsolutions.com.br/blog/a-simulacao-dos-processos-como-ferramenta-de-gestao/

O Benchmarking é também uma ótima fonte de informações que irá contribuir nesta tarefa. Olhar para fora da sua empresa ou da sua unidade de negócios e perceber como outras organizações executam, medem, controlam e gerenciam processos similares ou idênticos é fantástico e muito inspirador. Recomendo uma sistematização do benchmarking como ferramenta contínua de melhoria e aprendizado organizacional.

Relaciono abaixo alguns pontos e questões que tradicionalmente sinalizam oportunidades de melhorias e podem ser utilizadas em inúmeras situações:

– Identifique atividades onde existe retrabalho.

– Localize pontos de desperdício (materiais, energia, água…).

– Ociosidade pessoal e/ou equipamentos.

– Identifique onde estão os gargalos.

– Atividades com muitos trabalhos manuais.

– Divisão do trabalho.

– Execução de atividades desnecessárias.

– Tecnologias utilizadas x Tecnologias mais avançadas

– Falta de integração gerando redigitação e conferências.

– Muitos controles manuais.

– Qualificação dos executores e conhecimento das tecnologias disponíveis.

Em cada uma destas situações existem oportunidades de ganhos que podem significar melhorias nos resultados de toda a organização. Elabore uma lista com TODAS as oportunidades identificadas e possíveis formas de implementação classificando-as em diversos critérios (prazo, custo, benefício, retorno, impacto, …) que servirão de apoio na fase de projeto das mudanças. Etapa que será fruto de artigo que em breve pretendo publicar. Como selecionar as melhorias identificadas? Quais terão prioridade? Como agrupar diversas melhorias em um único projeto?

Se você gostou destas informações, clique em gostei e compartilhe para que mais pessoas possam aplicar esta técnica.

Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wachter

4/7/16