Matriz para priorização dos Processos de Negócio

O contexto econômico atual, complexo e cheio de incertezas exige que nossas organizações gerenciem com muito cuidado a forma com que os investimentos são distribuídos nos diversos processos de negócio. As decisões devem ser precisas e alicerçadas em critérios técnicos que maximizem os recursos empregados. Atendendo a esta demanda sugiro a utilização de uma matriz para identificar quais processos devem ter sua avaliação e melhoria priorizados frente a outros que podem continuar sendo executados e gerenciados em seu estágio atual. Mas “atenção”, priorizar não significa “mudança”. Um processo mais prioritário não significa que deva ser alterado. Podemos também atribuir o termo IMPORTÂNCIA aos processos de maior pontuação na nossa matriz.

A Matriz de Priorização de Processos (MPP) é uma ferramenta simples e prática que vai auxiliar a sua empresa na gestão das ações de melhoria organizacional. Os elementos necessários para a construção da matriz são os seguintes:

– Lista dos processos: São retirados da sua Cadeia de Valor e podem ser os processos do primeiro nível ou os do segundo, esta definição varia conforme o detalhamento desejado e o existente. O resultado final gerado será a classificação desta lista.

– Critérios de avaliação: A lista de critérios pode variar para cada organização, não existe uma regra única, eles traduzem questões importantes que norteiam as diretivas gerenciais. Entre os critérios normalmente utilizados podemos citar:  Alinhamento estratégico (conforme descrito no artigo: Os 3 passos para alinhamento da Estratégia com os Processos de Negócio, https://www.linkedin.com/pulse/os-3-passos-para-alinhamento-da-estratégia-com-de-negócio-wachter?trk=blog), Custo ou maior consumo de recursos, Impacto no Cliente, Segurança, Meio Ambiente, Imagem da Empresa, Qualidade do Produto e outros.

– Ponderação dos Critérios: Para cada um dos critérios você deve definir uma nota de ponderação (importância). Defina o valor de 1 a 5 para cada critério, onde 5 é o critério mais importante e 1 para o de menor importância.

Você criar a matriz colocando nas linhas o nome dos processos e nas colunas os diversos critérios de avaliação com sua ponderação conforme figura abaixo.

Para cada um dos critérios você deve definir o método utilizado para calcular a pontuação e a avaliação do processo. Como padrão sugiro a utilização de valores entre 0 (zero) e 5 para ser utilizado em cada coordenada. Como exemplo podemos citar o critério de Custo. Então o Processo que consumir a maior quantidade de recursos receberá nota 5 e o com menor consumo recebe nota Zero. Neste caso é importante a participação da área de custos da sua empresa no suporte as informações necessárias. Veja que para cada critério é interessante envolver profissionais de áreas específicas na definição e no cálculo dos valores que compõe a matriz. Para o critério de Alinhamento Estratégico você pode utilizar a tabela descrita no Post em que abordo os 3 passos para alinhamento da Estratégia com os Processos de Negócio.

Depois de todos os valores preenchidos você deve fazer uma média ponderada para calcular a prioridade final de cada processo. Ordenando a tabela por esta coluna você terá uma visão muito nítida de quais são os processos mais importantes para sua empresa.

No próximo post abordarei uma técnica para a utilização da Matriz de Priorização dos Processos (MPP) na avaliação e o cálculo da MATURIDADE dos processos de negócio.

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wachter   (15/2/16)