O ALZHEIMER na Gestão de PROCESSOS

Problemas de memória afetam muitas pessoas e atrapalham significativamente a forma como levam suas vidas. Você não precisa ser um doente mental crônico para ter passado por situações de esquecimento que geraram algum transtorno e possivelmente despesas adicionais que não estavam programadas. A memória é fundamental para o nosso crescimento e evolução.

Assim também acontece com as nossas organizações. Em muitos momentos esquecemos de conhecimentos e situações já vivenciadas e voltamos a cair nos mesmos erros do passado. Problemas de memória afetam a produtividade e os resultados financeiros desejados. Algumas pessoas tendem a repetir os mesmos procedimentos, possivelmente encapsulados de forma mais amigável ou moderna, porém esquecem que no final o esforço não gerou o retorno necessário.

Problemas operacionais ou melhorias de performance são, normalmente, abordados de forma departamental com a criação de um grupo de trabalho orientado à solução ou ao estudo de alternativas. Certamente você já vivenciou este tipo de experiência na sua vida profissional, caso contrário, ainda irá presenciar. Uma das primeiras tarefas que o grupo aborda são os processos e a forma com que as atividades são realizadas. Em muitos casos não existe documentação disponível ou está desatualizada e necessita de uma revisão geral. O que fazer? Os passos seguintes são basicamente os mesmos em todos lugares em que já trabalhei: mapeamento dos processos, validação com os usuários, coleta das sugestões e pontos de melhoria, avaliação e definição das mudanças, projeto e implantação. Coisa “rápida”, uns 4 a 5 meses de trabalho em média. Um trabalho desgastante e oneroso para qualquer empresa, você consome vários recursos para gerar uma documentação (mapa de processos) que posteriormente ficará desatualizada.  Após este período, independentemente dos resultados alcançados, a rotina volta aos mesmos padrões habituais do departamento. Agora a questão que fica é: Qual será o próximo levantamento de processos? Será que o pessoal da área de TI vai trocar o ERP? A área de qualidade quer nova certificação? A auditoria necessita dos controles dos processos? O RH quer revisar as funções dos cargos?  E assim a história se repete…

Enquanto as organizações tratarem o gerenciamento de processos como um projeto esta situação não será revertida. Os processos cortam toda a organização, passando por diversos departamentos, e não podem ser gerenciados de forma isolada. Elementos utilizados nas diversas tarefas (aplicativos, pessoas, equipamentos, padrões, riscos, …) fazem parte do processo e são conectados a áreas especializadas na sua administração visando sua organização e sua padronização. Estas conexões devem estar presentes e atualizadas atendendo à dinâmica das mudanças de cada componente (sincronismo entre processos de apoio e processos de negócio).  São nas interfaces departamentais que encontramos grandes oportunidades para melhorar o desempenho e os resultados finais. Somente com uma visão horizontal e integrada que estes ganhos poderão ser contabilizados. Para cada combinação PROCESSO, EQUIPE e TECNOLOGIA existe uma característica gerencial específica que deve ser considerada para a maximização dos ganhos.

É de conhecimento comum que o gerenciamento dos processos deve ser tratado como um processo e não como um projeto, porém o “tio Alzheimer” insiste em nos fazer esquecer da sua importância.

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wächter