Projetando e planejando dados na gestão organizacional

Gestores, de todo tipo de organização, tem por responsabilidade elaborar planos e projetar resultados e metas. Tipo, usar uma “bola de cristal” e recuperar toda experiência acumulada na vida para projetar o que a empresa irá fazer nas próximas semanas, meses e quem sabe anos.

As projeções são fundamentais para direcionar as ações de todos os departamentos e áreas da empresa. Se projetarmos o crescimento nas vendas de um determinado produto, temos que preparar a estrutura produtiva para atender esta demanda. Se projetarmos que os custos dos insumos irão aumentar, temos que analisar qual seu impacto na lucratividade e que ações devem ser tomadas para equilibrar o nível de resultado desejado. Portanto, as projeções nos sinalizam e nos preparam para novos cenários. Uma oportunidade para estarmos preparados!

São fantásticos os avanços existentes nas previsões meteorológicas disponíveis e largamente divulgadas nos meios de comunicação. Exemplo que serve de referência para as nossas organizações. A qualidade e assertividade evoluiu muito e permitiu que muitos setores da nossa sociedade, em especial a agricultura, tomassem decisões mais corretas com estes dados. Porém, esta melhora, não veio por acaso. O sucesso está vinculado a muito estudo científico, modelos matemáticos, sistemas, dados históricos, coleta de informações de radares e diversas fontes climáticas espalhadas pelo planeta. Com isso podemos concluir que projetar dados é uma ciência e quanto melhor forem as nossas ferramentas e dados disponíveis melhores serão os resultados alcançados.

Utilizar uma base de dados confiável é o primeiro passo para termos sucesso nesta tarefa. O próximo passo é conseguirmos manipular e analisar com segurança e agilidade novos cenários e seu impacto na organização. Sempre tendo em mente que atingir resultados demanda esforço. Não adianta projetar e planejar receitas, vendas, despesas e custos esperando que tudo irá acontecer por “encanto”. A organização deve trabalhar unida e alinhada em projetos e ações voltadas para os objetivos definidos. O BSC é uma ferramenta interessante para este alinhamento e comunicação.

Seguem abaixo alguns métodos utilizados pelo software Jedox para auxiliar os gestores na elaboração de projeções de dados (Budget e Forecast). Os exemplos serão apresentados para uma base de planejamento de despesas contendo as seguintes dimensões: Unidades de Negócio, Versões (Budget, forecast, cenários, …) , Períodos (Anos e meses) , Contas Contábeis e Centros de Custo.

Informar dados manualmente para um determinado período. Você projeta um valor definindo cada dimensão do cubo de dados. Ex: Valor projetado para despesa de água (conta contábil) para o Período (2019-01), para o Centro de Custo (20012), da Unidade 1, Versão Budget é de R$ 25.000.
Informar valor para todos os períodos do ano. Você informa o valor que deseja ser replicado para todos os meses do ano. Ex: Digite !25000 no ano de 2019 para a conta de água da unidade 1. Cada mês receberá o valor de R$ 25.000. Agora você pode fazer ajustes nos meses desejados.
Copiar dados do ano anterior. Você quer utilizar os valores realizados no ano anterior como referência no seu planejamento. Digitando “copy Periodo:2018;Versão:Actual” todos os dados da versão Budget receberão as informações de 2018.
Aumentando ou reduzindo os valores em percentuais. Em qualquer célula do cubo de dados você pode aplicar aumentos ou reduções percentuais. A propagação para elementos em níveis inferiores é automática. Ex: Você pode aplicar um aumento de 3% no valor da conta de água para todos os mesmos do ano de 2019.
Definir valor global e distribuir conforme dados históricos. Neste método o valor informado será distribuído entre os elementos de nível inferior conforme percentuais do período informado. Ex: Você quer definir que o valor da conta de água para 2019 terá um valor global de R$ 300K (soma de todos os meses) porém o valor de cada mês deve ser proporcional aos valores realizados em 2018.
Fixar o valor de um período e projetar demais. Em alguns momentos você gostaria que um determinado período não sofresse mudanças nos valores durante o processo de planejamento. Ex: O valor do canta de água para o mês de 2019-03 (março) deve ficar fixo e o restante dos meses devem ter seu valor reduzido em x%.
Transferência de valores entre períodos. Método em que você quer que o valor global fique inalterado, porém quer transferir parte do valor de um período para outro.
Realocar de um período e distribuir para os demais. Similar ao processo de transferência neste método você irá retirar um montante de um período e distribuir entre os demais (do mesmo nível) em valores fixos ou percentuais.
Regressão linear. Processo de planejamento em que você utiliza os valores históricos para projetar, linearmente, os dados futuros. Os resultados futuros seguirão a tendência da série histórica dos dados.
AIssisted planning. Poderosos algoritmos baseados em modelos de previsões com séries temporais (time series forecasting algorithms) são executados na forma de Webservices. Os dados são processados para cada método resultado previsões médias, mínimas e máximas com análise da confiabilidade de cada saída. O aplicativo pode sugerir qual o melhor método a ser utilizado conforme a confiabilidade dos resultados alcançados.