Quando o SAP chega no limite!

Foi durante uma reunião com diversos executivos da área financeira de uma empresa de grande porte que ouvi pela primeira vez esta expressão. Estávamos falando sobre soluções tecnológicas capazes de automatizar os processos quando perguntei a um dos gerentes: Qual o sistema utilizado por vocês? Qual o ERP implantado? Alguns segundos de quietude geraram um clima de suspense na reunião. Parecia que eu tinha cometido uma enorme gafe, uma pergunta indiscreta e constrangedora. Logo o silencio foi quebrado quando o gerente de Controladoria respondeu: Nosso SAP está chegando ao limite! Temos um Sistema Avançado de Planilhas (SAP).

Deste momento em diante, o clima mudou completamente. Todos passaram a relatar as aplicações atendidas pelo poderoso Excel: planejamento financeiro, orçamento e acompanhamento, conciliação de cartões, conciliação bancária, fluxo de caixa, análise de custos, calculo de rateios, alocação de horas trabalhadas etc… Profissionais altamente qualificados (quase programadores) desenvolveram “sistemas complexos -SAP” que integravam um emaranhado de planilhas referenciadas, tabelas dinâmicas, filtros, macros, formulários etc… tudo no Excel. Os arquivos monstruosos extrapolavam a capacidade convencional de processamento de notebooks ou desktops e tornavam a operação um processo lento e improdutivo.

Os maiores problemas aconteciam quando o Excel travava, pendurava, congelava e era necessário resetar/desligar o micro e perder horas de trabalho. A conversa acabou tornando-se quase uma disputa de ego entre o grupo. Quem possuía a maior e mais complexa aplicação “SAP”? Quem tinha mais problemas? Quem sofria mais? No final, a verdade é que todos estavam acostumados com a situação caótica. Tudo acabava parecendo normal e corriqueiro. Esta situação é vivenciada por diversas empresas. Independente de possuírem ou não um ERP implantado, o Excel é quase vital para o controle de muitas atividades.

É inquestionável que estas planilhas proporcionam agilidade, flexibilidade e poder aos usuários. Como diz o ditado, com o Excel: “Você quer, você pode”. A resolução de muitos problemas ocorre rapidamente com o uso da ferramenta, porém o usuário tende a extrapolar o universo de aplicações viáveis. Com o uso indiscriminado, os processos começam a ficar complexos e fragilizados por possíveis erros operacionais decorrentes de sucessivas operações de copiar, colar, mover…. que afetam uma gama enorme de células.

A adoção de soluções mais profissionais, com características similares e que ainda proporcionam ganhos de performance e segurança, podem ajudar você e sua organização a sair deste ciclo. Pense no processo, depois na ferramenta que melhor atenda sua necessidade.

Klaus Dieter Wächter