Simplificando a avaliação da maturidade dos processos de negócio

Apesar do tema “Maturidade de Processos” ser largamente estudado e comentando no meio empresaria, poucas organizações realmente o utilizam no seu dia a dia. As questões relacionadas a esta dificuldade e alguns motivos apresentados pelos gestores foram apresentados no artigo “Maturidade dos Processos de Negócio. Qual o Problema?”, publicado recentemente. Dentre os fatores expostos, a complexidade e o alto custo de manutenção do modelo de maturidade são os pontos mais relevantes que influenciam na baixa utilização desta ferramenta.

Neste artigo, vou descrever uma forma simplificada, alternativa, e de fácil compreensão para o estabelecimento da maturidade dos processos da sua organização. Com este modelo, você poderá acompanhar e direcionar as ações de melhoria e avaliar a evolução da gestão dos processos.

Neste método, a maturidade é definida conforme uma lista de seis dimensões. Cada dimensão possui dois critérios de avaliação. Antes de iniciar a pontuar os diversos processos, você deve equalizar os critérios para evitar distorções e interpretações equivocadas. A pontuação dos critérios pode ocorrer de forma centralizada (pelo escritório de processos) ou por cada um dos gestores de processo. Veja modelo de planilha (abaixo) em que os resultados são consolidados (feita em Excel):

1. Desenho/Modelo: Corresponde à avaliação da forma com o processo está documentado. Avalia informações detalhadas do fluxo operacional assim como informações de cunho estratégico e relacional.

2. Executores: Avalia aspectos relativos aos profissionais que executam o processo. Capacitação, conhecimento, experiência, motivação e tempo na função.

3. Tecnologia: Aspectos relacionados aos sistemas e equipamentos utilizados no processo são avaliados nesta dimensão. Tecnologia (máquinas, ferramentas, equipamentos) e infraestrutura como um todo devem ser considerados neste ponto.

4. Responsável: Identifica as características do gestor responsável pelo processo. Avalia questões gerencias necessárias para administração do processo.

5. Indicadores: Dimensão relacionada à avaliação do monitoramento do processo e dos seus produtos/serviços. Existência de indicadores e aspectos operacionais de utilização efetiva.

6. Evolução/Melhoria: Avalia questões relativas as mudanças e verificações de auditoria deste processo.

Na coluna “Avaliação”, você deve utilizar os seguintes parâmetros:

Para cada dimensão/área, devemos ter duas notas (uma para cada critério relacionado). A nota da dimensão será uma média das notas dos critérios. A nota final da maturidade do processo será uma média da maturidade de todas as seis dimensões avaliadas.

Utilizando os procedimentos descritos neste artigo, você poderá unificar e alinhar a avaliação de todos os processos da sua organização com grande clareza. Adicionalmente, irá proporcionar uma ferramenta de comunicação que apresenta os pontos (dimensões) sobre os quais devemos agir para melhorar a gestão. Apesar das simplificações adotadas neste modelo de maturidade, os benefícios provenientes da agilidade na análise e publicação dos resultados permite ganhos gerenciais elevados.

Para fazer o download da planilha do arquivo Excel citado neste artigo clique no link abaixo:

Modelo de Planilha para Avaliação da Maturidade de Processos

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wachter