Como vencer na temporada de orçamentos

Está de volta! A Temporada de Orçamentos é isso mesmo. Ela chega todos os anos, bloqueia o departamento financeiro por alguns meses (na melhor das hipóteses) e é motivo de grande frustração.

Não me interpretem mal. O processo de orçamento também pode ser divertido, uma ótima oportunidade de aprendizado e uma chance de se conectar com os líderes de negócios ao redor da empresa. A frustração está relacionada ao resultado do processo de orçamento. Vamos considerar três aspectos específicos.

Seria ótimo se o número final fosse um com o qual todos pudessem concordar e tivessem máxima motivação para alcançar. Isso raramente é o caso.

Também seria ótimo se o número final representasse uma perspectiva significativa para o próximo ano financeiro. Infelizmente, já está desatualizado assim que é estabelecido.

Por fim, seria ótimo se os recursos distribuídos durante o processo fossem direcionados para projetos com alto retorno sobre o investimento e uma real chance de entrega. Mas não, isso também não acontece. Em vez disso, os recursos são distribuídos de forma equitativa entre muitos departamentos e projetos, sufocando os bons e desperdiçando dinheiro com os ruins.

Ainda assim, apesar de todos os defeitos acordados do processo de orçamento, continuamos a fazê-lo repetidamente. A cada ano, realizamos uma pesquisa no LinkedIn para verificar quantas empresas ainda têm orçamentos. Os resultados são muito unilaterais. 9 em cada 10 empresas ainda têm orçamentos.

Por que esse processo centenário continua a vagar livremente nas empresas ao redor do mundo e o que poderia ser feito de maneira diferente para finalmente ser um vencedor na temporada de orçamentos? Vamos discutir e considerar as alternativas.

O plano é o plano é o plano

Essa era a frase favorita de um dos meus antigos gerentes. Quando as coisas ficavam difíceis e as prioridades eram questionadas, ele sempre se referia ao plano que tínhamos para o ano. E com boa razão, talvez porque a maioria das empresas seja complexa e mudar de direção não é algo que deve ser feito sem uma consideração cuidadosa.

Além disso, muito pensamento foi dedicado ao orçamento, não apenas pela área financeira, mas por todos os departamentos. E não é apenas o plano financeiro, mas também os planos operacionais, de vendas, de marketing, etc. Portanto, mudar o plano tem muitas consequências para toda a organização.

Isso não deve ser uma desculpa para repetir um processo que todos concordamos que é subótimo. Isso é chamado de insanidade, como sabemos. Em vez disso, devemos explorar alternativas que nos permitam manter o que é bom sobre o orçamento enquanto lidamos com o que está nos causando muitas dores de cabeça.

Quando se trata de planejamento, compartilhamos anteriormente uma visão de como o Planejamento Empresarial Integrado poderia ser uma abordagem melhor e criar um vínculo mais forte entre os diferentes processos de planejamento da empresa. No entanto, e quanto à previsão e definição de metas?

A previsão deve ser um exercício rápido e, usando os métodos e ferramentas certos, você deve ser capaz de refazer completamente a previsão do seu negócio em menos de uma semana. Crie um modelo baseado em drivers e você até pode fazer simulações rápidas num piscar de olhos. Imagine quanto trabalho isso eliminaria durante um processo de orçamento!

Quanto à definição de metas, não há duas maneiras, ela deve estar alinhada com a estratégia da empresa. A estratégia contém certos marcos e esses devem ser alcançados para manter a empresa no caminho certo. A definição de metas para os anos individuais deve refletir isso. Se você não está atingindo suas metas, não está atingindo seus marcos. Se você não está atingindo seus marcos, não está atingindo sua estratégia. E se você não está atingindo sua estratégia, você tem um GRANDE problema!

É tudo sobre o diálogo

Quando se afirma que o processo orçamentário está quebrado e não adequado para os tempos modernos, uma das principais objeções geralmente é apresentada. Não são os números que são importantes, mas o diálogo em torno deles e o que queremos alcançar para o próximo ano.

Não poderia concordar mais. O diálogo é fundamental! É aqui que criamos alinhamento em torno do nosso desempenho atual e concordamos com as ambições para o futuro. E com uma previsão produzida por máquina em mãos, podemos mover a discussão de qual deveria ser o número para como fazer isso acontecer.

De repente, dois dos três elementos da equação estão definidos: a previsão do seu modelo impulsionado por máquina e a meta dos seus marcos estratégicos. Agora você pode usar o processo para discutir quais recursos são necessários para preencher a lacuna (ou ampliar as forças se sua previsão estiver à frente da meta).

As finanças devem desempenhar um papel forte nessas conversas e, eventualmente, consolidar os pedidos de recursos necessários para executar o plano. Juntamente com a equipe de alta gerência, o chefe de FP&A e o CFO podem facilitar uma discussão sobre o que priorizar e o que desconsiderar.

Isso torna o processo muito mais valioso. Não salvará alguns da decepção quando seus pedidos de recursos forem negados, mas pelo menos eles sentirão que foi um processo justo, onde seu projeto ou unidade de negócios teve um caso mais fraco do que a “concorrência”.

Esses ajustes não necessariamente irão revolucionar seu processo orçamentário (embora o Planejamento Empresarial Integrado provavelmente o fará), mas certamente o tornarão um vencedor na próxima temporada de orçamentos. Como você vê essa abordagem funcionando para sua empresa?

FONTE: (16) How to finally be a winner in the budget season | LinkedIn