Case Davenport University

Quebre silos, economize tempo e rastreie dados.

Não há organização mais isolada do que uma universidade. Departamentos diferentes podem nunca interagir uns com os outros e regularmente têm prédios completamente separados. Acadêmicos, instalações e administração lutam para encontrar um terreno comum em uma variedade de questões. Combine isso com orçamentos estagnados ou reduzidos e você poderá entender por que as universidades raramente são conhecidas por sua eficiência rápida.

Então imagine a dificuldade quando alguém chega e vê fluxos de trabalho arcaicos. Os formulários de papel estão sendo distribuídos e os dados nunca são recuperados deles. Documentos do Word desatualizados criam um pesadelo de e-mail à medida que são distribuídos e ficam na caixa de entrada de alguém por semanas a fio.

Uma solução é necessária, mas o que realmente funcionaria? Se uma solução não tem um problema de orçamento, pode ter um problema de cultura e adaptação. Tentar encontrar algo simples o suficiente para que todos possam usar sem precisar fazer mais solicitações de orçamento parece uma tarefa impossível.

Deve haver algo melhor…

Essa é a situação em que a Davenport University se encontrava. O departamento de Sistemas de Informação Acadêmica era um dos poucos serviços interdepartamentais e viu o impulso das ineficiências em um lugar onde as ideias inovadoras deveriam prosperar.

A primeira solução foi solicitar ao departamento interno de TI a criação de formulários eletrônicos, mas eles estavam tão sobrecarregados que seriam três anos de espera até que pudessem chegar a isso!

Finalmente, eles encontraram o Kissflow. Era único, tanto em seu preço quanto em sua simplicidade. Em poucas horas, eles configuraram seu primeiro processo e a economia de tempo começou instantaneamente.

Como uma universidade pode automatizar fluxos de trabalho

A Davenport University usa o Kissflow para três principais fluxos de trabalho. O primeiro é para que os alunos apresentem uma solicitação para ter um curso considerado como substituto ou pré-requisito. O recurso de formulários públicos significa que eles podem hospedar este formulário online para que os alunos preencham por conta própria. Em seguida, ele se ramifica para o departamento certo e é aprovado, rejeitado ou esclarecido.

O agendamento acadêmico é um fluxo de trabalho muito mais complexo. Todos os anos, os professores querem adicionar novos cursos ou fazer alterações nos já existentes. Cada solicitação deve seguir um longo conjunto de aprovações que podem levar várias semanas com formulários em papel. A Davenport University usa um formulário automatizado para permitir que os professores enviem essas solicitações on-line, agilizando o processo para todos.

O sucesso desses fluxos de trabalho foi tão evidente que até o departamento de transporte criou um fluxo de trabalho para a reserva de vans e ônibus, e muitos outros departamentos estão esperando na fila para descobrir como podem usá-lo.

Por que a Universidade de Davenport não volta ao papel

A equipe da Davenport University achou a interface extremamente simples para criar novos formulários. Mesmo sem experiência em programação, era muito intuitivo e fácil de usar.

Um ponto-chave que eles sabiam que estavam perdendo com e-mail e formulários em papel era a coleta de dados. Anos e anos de dados importantes estavam espalhados por mesas, latas de lixo e contas de e-mail inativas. O Kissflow permitiu que eles começassem a rastrear seus dados mais importantes e analisá-los e interpretá-los também.

Finalmente, o suporte que acompanha o Kissflow continua sendo um fator importante. Mesmo quando eles estão tentando criar fluxos de trabalho tarde da noite, as respostas rápidas da equipe de suporte permitem que eles saibam que esta é uma plataforma dedicada ao sucesso de seus clientes.

As universidades são caracterizadas como extremamente isoladas e lentas, mas não precisam ser. A criação de fluxos de trabalho automatizados eletrônicos simples ajudará sua universidade a quebrar silos e estereótipos. Inscreva-se para uma avaliação gratuita hoje e veja como você pode trazer alguma eficiência para um campus perto de você!

Fonte: https://kissflow.com/success-stories/davenport-university-case-study/