Nonconformity Workflow – DIMAT Solutions

Automatizando e integrando o processo de Não Conformidades na rotina da sua organização

Adoção das melhoras práticas de gestão da qualidade são objetivos recorrentes das organizações de sucesso. O registro, controle e mitigação de não conformidades faz parte deste contexto e proporciona oportunidades de melhorias contínuas em diversos locais.

Não conformidades podem ocorrer em todos os departamentos, processos e produtos/serviços da empresa, portanto seu gerenciamento deve ocorrer de forma ampla e global. Todos devem estar orientados e focados na “produção” com qualidade para garantir a satisfação dos clientes e maximizar os resultados.

A aplicação DIMAT Nonconformity Workflow é a solução mais flexível, robusta e de fácil utilização disponível no mercado. Após registradas na ferramenta as Não Conformidades passam por regras de envio, execução e aprovação parametrizadas. As tarefas têm prazos estabelecidos e responsáveis. Usuários recebem notificações dos passos que devem ser executados.

O nosso aplicativo de Não Conformidades é construído sobre a plataforma Kissflow de workflow. Desta forma podemos garantir dois grandes benefícios aos nossos clientes: customizações nos formulários/processos estão disponíveis para o gestor responsável e o uso do ambiente tecnológico para criação e automação de outros processos da empresa. Assim você maximiza o investimento e dilui o uso com outras áreas.

A concepção e operação da solução é orientada a tecnologia de Workflows. Desta forma todas as atividades realizadas e programadas são ativadas por e-mails, transformando o encadeamento das tarefas e seus prazos de execução em registros significativos na base de dados do sistema. Um dashboard é disponibilizado onde cada usuário pode identificar as suas tarefas e prazos definidos.

Desta forma, é possível assegurar que as pessoas foram informadas de sua participação nos trabalhos. Utilizando as tecnologias mais modernas do mercado, os produtos estão integrados e são executados totalmente em WEB. Nenhum componente é instalado nos equipamentos dos usuários.

Processo das Não Conformidades

Um grande diferencial da nossa solução é a flexibilidade para modificar formulários, sequência de execução e permissões de acesso. Nosso serviço de implantação é formatado para auxiliar as organizações na elaboração dos ajustes necessários e adequar os elementos utilizados para a realidade local e capacitar os gestores para futuras mudanças que surgirem.

A aplicação é composta de dois processos: Não Conformidades e Planos de Ação. Eles estão conectados e trabalham de forma unificada permitindo que cada Não conformidade gere vários planos de ação. Seguem etapas dos processos:

Não Conformidade

Registro da Não Conformidade
Aprovação do Gestor
Elaboração dos Planos de Ação
Avaliação final / Encerramento

Planos de Ação

Registro do Plano (Automático da NC)
Execução e Acompanhamento
Encerramento do Plano
Aprovação do Gestor

As etapas dos processos podem ser alteradas conforme características de cada organização. Em certas empresas são inseridos passos adicionais para aprovação dos planos de ação que requerem investimentos/despesas não orçadas.

Registro da Não Conformidade

O processo inicia pelo registro da Não Conformidade pelas pessoas autorizadas pelo gestor do processo. Os campos são automaticamente atualizados conforme os dados são preenchidos, se a Origem é de Fornecedor são habilitados campos específicos para registro do fornecedor, porém se a origem é Cliente, campos específicos são apresentados. Todas as informações contidas e solicitadas no formulário podem ser parametrizadas conforme os padrões e necessidades da organização.

Arquivos com evidências podem ser anexados ao processo.

Aprovação do Gerente do Processo

Todas as Não Conformidades cadastradas necessitam aprovação do gerente que administra o processo. Ele pode aprovar, recusar ou solicitar complemento das informações registradas.

Com esta validação garantimos que somente NC´s devidamente conferidas e significantes serão tratadas e corrigidas.

Ação de Mitigação

Não Conformidades aprovadas pelo gestor são encaminhadas para o responsável da área/processo para tomar as ações pertinentes com objetivo de resolver a questão identificada.

O responsável deve definir ações, prazos e pessoas que executarão as tarefas.

Planos de ação

Para cada ação definida é criado um processo de acompanhamento de sua execução. O responsável, pela ação, recebe uma notificação informando que deve executar uma tarefa para mitigar a Não Conformidade relacionada.

Datas reais de início da ação e encerramento devem ser preenchidas assim com comentários e evolução.

Após o encerramento da ação pelo executor o processo passa para aprovação do gestor que definiu os planos de ação. Caso os resultados não sejam satisfatórios o processo pode voltar para a fase de execução da ação.

Relatórios configuráveis apresentam os planos de ação e responsáveis pela execução.

Encerramento da Não Conformidade

Com a conclusão das ações programadas o gestor pode finalizar o processo registrando um parecer final para a Não Conformidade. Neste momento é emitido um relatório, em formato PDF, com o registro das informações e resultados alcançados.

SLAs e Notificações

Todas as etapas definidas no processo estão sujeitas a SLAs. A definição pode ocorrer de diversas formas, por um prazo específico, exemplo dias ou horas, ou por uma regra calculada conforme os campos utilizados no processo. Relatórios de controle e monitoramento permitem avaliação de desempenho dos diversos atores e/ou áreas envolvidas no processo.

As notificações fazem parte do sistema. Cada nova atividade e/ou fase é automaticamente informada por e-mail. O usuário recebe o e-mail, gerado pelo sistema, informando que deve executar uma determinada atividade. Um link direto para o formulário da Não Conformidade faz parte do e-mail.

Notificações podem ser envidas de forma recorrente para reforçar o responsável pela tarefa e/ou escalar para níveis superiores.

Relatórios em PDF

O relatório da Não Conformidades é configurado por “template” e gerado automaticamente conforme o andamento do processo. Nele são inseridas as informações de registro da Não Conformidade e registros dos Planos de ação executados com seus resultados.

O arquivo é enviado por e-mail para os envolvidos e demais gestores da organização que porventura tenham interesse no acompanhamento desta iniciativa.

Relatórios configuráveis

Relatórios de acompanhamento de todos os processos de Não Conformidades estão disponíveis na aplicação. Estes, por sua vez, podem ser customizados e salvos com nomes específicos.

Filtros avançados podem restringir os processos e apresentar somente as Não Conformidades que estão em uma determinada fase ou pendentes da aprovação. Os campos apresentados também podem ser customizados pelos usuários que possuem direitos para visualizar os dados.

Arquitetura Avançada

Kissflow é uma aplicação Cloud armazenada nos Estados Unidos e comercializada no formato SAS por usuário. Sem limite de processos executados.

Outros processos podem ser modelados e executados por sua organização.