Transição para previsão contínua de 5 trimestres em tempo recorde!

Desafio

Processos fragmentados e silos de dados dificultavam previsões confiáveis.

A Sandvik Mining and Construction Oy, localizada na Finlândia, é uma afiliada do Sandvik Group, com 2.000 funcionários e uma receita anual de €1,6 bilhão. A empresa operava com quatro unidades de relatórios em três locais, cobrindo 450 centros de custos, cada uma com processos e cronogramas distintos, além de depender fortemente de planilhas em Excel.

Sempre que Sarah Sjöstrand, Gerente de Controle de Negócios do Site, e seus colegas das demais unidades da Sandvik na Finlândia precisavam atualizar dados, realizar alocações complexas com mais de 200 regras, ou consolidar e analisar diferentes versões de informações, enfrentavam grandes obstáculos. Além disso, os gestores de centros de custos, mais experientes em áreas técnicas do que financeiras, tinham dificuldade em acessar dados de fontes diversas e inserir as informações corretamente nas planilhas adequadas.

Esses desafios se agravaram quando o Sandvik Group passou a exigir previsões contínuas mais detalhadas, com projeções de cinco trimestres. Sarah e sua equipe perceberam que precisavam de uma mudança significativa no processo. “Os modelos de orçamento em Excel que usávamos não funcionavam com a solicitação de previsões detalhadas de cinco trimestres”, explica Sarah.

Solução

Implementação de um processo de planejamento integrado com o Jedox.

Para atender à demanda por previsões contínuas e otimizar o planejamento financeiro, as unidades de relatórios da Sandvik na Finlândia começaram a buscar uma solução tecnológica que pudesse resolver seus principais desafios. Definiram quatro requisitos para o novo sistema, todos atendidos pelo Jedox:

1. Uma estrutura organizacional flexível, capaz de gerenciar mudanças constantes em uma grande empresa com múltiplas divisões e projetos de P&D.

2. Capacidade de realizar previsões detalhadas por projeto.

3. Ferramentas para gerenciar alocações complexas, com mais de 200 regras.

4. Integração com tecnologias existentes, como o Power BI, mantendo o alinhamento com o processo atual de relatórios.

O Jedox se destacou por sua capacidade de ajustar cenários e modelos com dimensões ilimitadas, permitindo que a equipe da Sandvik automatizasse a criação de previsões e alocações. Após a escolha da plataforma, a equipe conseguiu implementar a primeira fase do projeto em apenas três meses, um processo que Sarah descreveu como rápido e tranquilo. “O Jedox nos ajudou a conectar processos fragmentados em um fluxo de planejamento coeso. Foi mais fácil do que eu imaginava. Os usuários finais se adaptaram rapidamente e comentaram: ‘Isso é fácil de usar e muito mais rápido’. Acho que isso reflete uma implementação bem-sucedida”, afirma Sarah.

A fase 1 da implementação incluiu o gerenciamento de P&L, custos fixos para os centros de custos e custos de vendas. A fase 2, por sua vez, abrangeu balanços e investimentos. Com a integração do Jedox ao data warehouse da empresa, foi possível recuperar e modelar dados de contabilidade, investimento e projetos de P&D. “Agora temos uma visão clara de todo o processo de planejamento financeiro com o Jedox”, diz Sarah.

Resultados

Visibilidade estratégica e eficiência operacional.

A implementação do Jedox trouxe melhorias significativas ao processo de planejamento financeiro da Sandvik na Finlândia, proporcionando maior visibilidade de cima para baixo e eficiência de baixo para cima. A equipe financeira conseguiu aumentar a precisão das projeções e melhorar o controle de qualidade. “Em finanças, conseguimos redirecionar nosso tempo de trabalho da preparação de dados para a análise, algo que antes não tínhamos tempo ou ferramentas para fazer”, comenta Sarah.

As unidades da Sandvik na Finlândia agora utilizam modelos seguros de coleta de dados baseados na web, com permissões adequadas, facilitando o processo para os usuários finais. “Não precisamos fazer grandes ajustes antes de cada nova rodada de previsões. Com o Jedox, tudo já está preparado, só precisamos preencher os dados. Assim, conseguimos acompanhar o que está acontecendo em tempo real”, destaca Sarah.

Optando por utilizar o Power BI para relatórios, a equipe financeira integrou o Jedox ao sistema, criando dashboards que facilitaram o monitoramento de resultados tanto para a equipe financeira quanto para os gestores dos centros de custos. A simplicidade e a visibilidade aprimoradas dos relatórios aumentaram o engajamento dos gestores, incentivando a colaboração e a troca de insights. “É essencial que eles se envolvam, pois essa é a única forma de aumentar sua participação no processo”, afirma Sarah.

A rápida implementação do Jedox e os resultados satisfatórios elevaram a satisfação dos stakeholders internos. “Estamos muito satisfeitos com o resultado final. O sistema está funcionando conforme esperado desde o início”, relata Sarah. Com o sucesso da implementação inicial, a Sandvik Finland planeja expandir o uso do Jedox, aprimorando ainda mais a velocidade e eficiência por meio de relatórios automatizados, inteligência artificial e novas funcionalidades.

 

Fonte: https://www.jedox.com/en/customers/sandvik/?utm_campaign=%5BSTANDARD%5D%20Customer%20Marketing&utm_content=313386841&utm_medium=social&utm_source=linkedin&hss_channel=lcp-231653