Case Lincoln Financial

Processos de aprovação mais fáceis e rápidos.

Com a crescente complexidade na produção de mídia, as organizações de mídia têm buscado oportunidades de transformação digital para explorar o potencial subjacente em seus negócios, simplificando tarefas e automatizando processos repetitivos. Por meio da automação de processos, as organizações procuram desembaraçar os nós da comunicação, reter a integridade dos dados e acompanhar o fluxo dos processos. Durante nossa conversa recente, Matthew Newsom e Remy Lawrence falam sobre a importância da transformação do processamento de negócios baseado em papel para a automação de processos de negócios na Lincoln Financial Media.

A Lincoln Financial Media é uma subsidiária integral do Lincoln Financial Group, uma empresa de seguros e serviços financeiros. Começando com sua primeira estação de rádio em 1934, a Lincoln Financial Media agora possui 16 estações de rádio, todas nos 20 principais mercados. Com sede em Atlanta, GA, a organização administra estações de rádio nas cidades de Atlanta, Denver, Miami e San Diego. A organização emprega vários profissionais que trabalham em locais dispersos e usa o Google Apps para manter todos conectados ao mesmo sistema confiável. Como as tarefas da organização são sensíveis ao tempo, Matt e Remy buscavam uma solução que facilitasse as aprovações de tarefas e processos de qualquer lugar dentro do tempo estipulado, sem cair nas diretrizes e padrões estabelecidos por sua organização-mãe.

Optando por um fluxo de trabalho sem papel: a Lincoln Financial Media fez a jogada inteligente de mudar do Exchange para o Google Apps. No entanto, eles continuaram a usar papel para seus processos de fluxo de trabalho internos. O uso de formulários de papel para os vários processos em seus locais dispersos tornou-o complicado. Muito tempo valioso foi gasto em transações em papel, com o pessoal carregando solicitações de aprovação de mesa em mesa, dando espaço para atrasos indesejados e papéis sendo empilhados ou perdidos.

Os participantes do fluxo de trabalho baseado em papel achavam cada vez mais difícil acompanhar suas tarefas e processos, muitas vezes levando a erros. Escolher e-mails para trabalho colaborativo entre os escritórios da organização, digitalizar e imprimir papéis em diferentes momentos do ciclo de aprovação, garantindo ao mesmo tempo que o processo estivesse dentro das regras e trilhas da organização. Simplesmente não estava funcionando para eles. Havia muitas lacunas  e falhas no processo.

Gerenciando e mobilizando por meio da automação de processos: Matt e Remy escolheram a Kissflow para automatizar processos no fluxo de trabalho de sua organização. A capacidade de estruturar os processos de fluxo de trabalho de acordo com as regras e regulamentos de sua organização com facilidade reduziu a possibilidade de os processos falharem. Com os participantes do fluxo de trabalho tendo conhecimento do status de cada processo, o acompanhamento do andamento das tarefas ficou muito mais fácil, ajudando-os a identificar onde está o atraso e o que está causando isso. Os processos sensíveis ao tempo na Lincoln Financial Media agora são tratados com menos esforço e muita facilidade.

A Kissflow possibilitou que a Lincoln Financial Media redigisse efetivamente aprovações para pedidos em tempo hábil e as manteve dentro dos regulamentos da empresa em geral. A organização faz as transações de vendas muito mais rapidamente, do início ao fim. Com a lacuna na comunicação extremamente reduzida, trouxe responsabilidade. Os participantes não violam mais as políticas internas em relação aos fluxos de trabalho.

Matt e Remy têm papéis diferentes na Lincoln Financial Media. Eles tornaram os processos de aprovação muito mais fáceis para mais de uma centena de participantes do processo em sua organização, economizando horas de tempo valioso para os CEOs; CFO’; Controladores e GMs’. Eles planejam automatizar o máximo de processos possível em sua organização, tornando a vida muito mais simples para o pessoal da Lincoln Financial Media. Remy e Matt são usuários de modelagem e administração do Kissflow que estão focados em simplificar o fluxo de trabalho na Lincoln Financial Media.

Fonte: https://kissflow.com/success-stories/lincoln-financial-media-case-study/