Cruz Vermelha reduz o processo de orçamento e planejamento em 50% com Jedox

DESAFIO
Um processo demorado e propenso a erros com mais de 100 planilhas do Excel
Além das doações, muitas organizações diferentes cofinanciam as operações nacionais e internacionais da Cruz Vermelha da Finlândia (CVF). Tipicamente, cada parceiro possui fórmulas diferentes para relatórios de projetos e requisitos de demonstrativos de resultado em formatos únicos. Os gerentes de projeto internos também precisam preparar orçamentos para relatórios internos, mas, historicamente, tinham que gastar tempo considerável gerando relatórios. Esse processo complexo incluía controladores financeiros gerenciando e criando centenas de orçamentos e previsões separados em múltiplos distritos, atividades e fontes de financiamento da CVF.

Viena Loire-Pohjakallio, Chefe de Finanças, lembra do processo: “Foi extremamente desafiador para nossa equipe financeira, já que tínhamos que suportar múltiplos planos e previsões usando apenas planilhas padrão do Excel, que podem rapidamente se tornar propensas a erros com múltiplos reúsos.” Ficou claro que a equipe precisava de um melhor sistema de orçamento, planejamento e previsão para ajudar a aliviar essa carga de trabalho e garantir que a Cruz Vermelha da Finlândia continuasse demonstrando boa administração de seus fundos. Também era crucial que qualquer solução futura apoiasse a equipe na colaboração entre equipes e oferecesse uma interface de usuário (UI) amigável.

SOLUÇÃO
Implantação de 200 licenças
Após considerar cinco sistemas diferentes de orçamento e previsão, a Cruz Vermelha da Finlândia (CVF) selecionou a Jedox. “Ficamos particularmente impressionados com as capacidades da solução Jedox”, explicou Loire-Pohjakallio. A CVF encomendou 200 licenças e trabalhou com a CGI, uma parceira líder da Jedox na Finlândia e na região nórdica, para implantar a solução em todas as suas operações.

RESULTADO
70 usuários e múltiplos aplicativos
Com a Jedox em funcionamento, a Cruz Vermelha da Finlândia (CVF) reduziu pela metade o tempo gasto com orçamentos, e a equipe agora tem uma perspectiva em tempo real dos processos de planejamento, orçamento e previsão de ponta a ponta da organização. Antes da Jedox, a equipe levava tanto tempo para reunir os dados que não tinha uma visão em tempo real do processo. Em vez de importar dados para o Excel, a equipe agora está mais focada no planejamento estratégico e não precisa mais se preocupar com a qualidade dos dados devido a erros.

A equipe financeira pode dedicar mais tempo ao planejamento estratégico em vez de processar orçamentos complicados baseados no Excel. Houve melhorias significativas na produtividade graças às capacidades de integração e ao poder da solução Jedox, desde a importação de dados-chave para a Jedox até a rápida resolução de faturamentos internos por meio do modelo de alocação da Jedox.

Garantir os mais altos padrões de administração financeira é essencial para uma organização sem fins lucrativos como a Cruz Vermelha da Finlândia (CVF). A solução fornecida pela Jedox e implementada em parceria com a CGI ajudou as operações financeiras da CVF a acompanhar seus complexos requisitos de orçamento, atendendo às crescentes demandas por mais informações e garantindo conformidade com regulamentações.

A Cruz Vermelha Finlandesa (FRC) é uma organização de assistência humanitária e um dos maiores serviços voluntários na Finlândia. Além de assistência de emergência na Finlândia e apoio para resposta a desastres internacionais e cooperação no desenvolvimento, a Cruz Vermelha Finlandesa também realiza uma série de outras atividades, incluindo grupos de primeiros socorros, apoio a imigrantes, refugiados e solicitantes de asilo, além de operar o Serviço de Sangue da Cruz Vermelha Finlandesa. A sede da FRC coordena atividades em todo o país, com voluntários atuando em cerca de 500 filiais, apoiados por funcionários em 12 escritórios distritais em todo o país.

FONTE: Finnish Red Cross halves budgeting and planning process (jedox.com)