Gerenciar processos de negócios é um grande desafio na maioria das organizações. Muitos empresários assumem que é uma despesa enorme ou que só vale a pena para processos massivos. No entanto, o BPM é importante, não importa o tamanho do seu negócio. Aqui está um guia definitivo para gerenciar seus processos de negócios com a ajuda da automação.
O que é Gestão de Processos de Negócios (BPM)?
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma disciplina organizacional em que uma empresa dá um passo para trás e analisa todos esses processos de forma total e individual. Ele analisa o estado atual e identifica áreas de melhoria para criar uma organização mais eficiente e eficaz.
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é como uma empresa cria, edita e analisa os processos previsíveis que compõem o núcleo de seus negócios.
Cada departamento de uma empresa é responsável por pegar alguma matéria-prima ou dado e transformá-los em outra coisa. Pode haver uma dúzia ou mais de processos centrais que cada departamento lida.
BPM é condizente com gerenciamento de tarefas ou projetos?
O gerenciamento de processos de negócios não é gerenciamento de tarefas (que se concentra em tarefas individuais) nem gerenciamento de projetos (que lida com fluxos únicos ou imprevisíveis).
O gerenciamento de tarefas é sobre como lidar ou organizar um conjunto de atividades que surgem de um projeto. Esses projetos geralmente são únicos e não repetíveis. Quando esses projetos são bem organizados, como em obras, um software de gerenciamento de projetos como o ‘Microsoft Project’ é usado. Trello, Asana ou Kissflow Project são boas ferramentas para gerenciar tarefas em projetos ad-hoc.
O gerenciamento de processos de negócios está mais focado em processos repetitivos e contínuos que seguem um padrão previsível, ou gerenciamento de processos.
Qual é o objetivo do Gerenciamento de Processos de Negócios?
Quando deixados desorganizados e não sistematizados, processos de negócios ruins podem levar ao caos. No nível individual, as pessoas veem apenas uma parte de um processo, e muito poucas podem analisar e ver todos os efeitos de um processo, onde ele começa e termina, os principais dados necessários e onde estão os possíveis gargalos e ineficiências.
Qual é o objetivo do Gerenciamento de Processos de Negócios?
Processos caóticos e não gerenciados prejudicam os negócios e levam a um ou mais destes cenários:
- Tempo desperdiçado
- Mais erros
- Aumento da culpa
- Falta de dados
- Funcionários desmoralizados
Aplicando o gerenciamento de processos de negócios, as organizações podem melhorar seus processos e manter todos os aspectos das operações funcionando de forma otimizada.
Etapas de um ciclo de vida de BPM
Etapa 1: projetar
A maioria dos processos inclui um formulário para coletar dados e um fluxo de trabalho para processá-los. Crie seu formulário e identifique quem será o proprietário de cada tarefa no fluxo de trabalho.
Etapa 2: modelo
Represente o processo em um layout visual. Corrija detalhes como prazos e condições para dar uma ideia clara da sequência de eventos e do fluxo de dados ao longo do processo.
Etapa 3: executar
Execute o processo testando-o ao vivo com um pequeno grupo, depois abra-o para todos os usuários. Certifique-se de restringir o acesso a informações confidenciais.
Etapa 4: monitorar
Fique de olho no processo enquanto ele é executado no fluxo de trabalho. Use as métricas certas para identificar o progresso, medir a eficiência e localizar gargalos para garantir que o monitoramento do processo seja feito de forma eficaz.
Etapa 5: otimizar
Ao analisar, observe as alterações que precisam ser feitas em seu formulário ou fluxo de trabalho para torná-los mais eficientes.
Quais são os vários tipos de gerenciamento de processos de negócios?
Os sistemas BPM podem ser categorizados com base na finalidade a que servem. Aqui estão os três tipos de gerenciamento de processos de negócios:
BPM centrado na integração
Esse tipo de sistema de gerenciamento de processos de negócios lida com processos que se destacam principalmente entre seus sistemas existentes (por exemplo, HRMS, CRM, ERP) sem muito envolvimento humano. Os sistemas de gerenciamento de processos de negócios centrados na integração têm conectores extensivos e acesso à API para poder criar processos que se movem rapidamente.
BPM centrado no ser humano
BPM centrado em humanos é para aqueles processos que são executados principalmente por pessoas. Estes geralmente têm muitas aprovações e tarefas executadas por indivíduos. Essas plataformas se destacam em uma interface de usuário amigável, notificações fáceis e rastreamento rápido.
BPM centrado em documentos
Essas soluções de gerenciamento de processos de negócios são necessárias quando um documento (por exemplo, um contrato ou acordo) está no centro do processo. Eles permitem o roteamento, a formatação, a verificação e a assinatura do documento à medida que as tarefas passam pelo fluxo de trabalho.
A maioria dos sistemas de gerenciamento de processos de negócios será capaz de incorporar elementos de cada um deles, mas cada um geralmente terá uma especialidade.
Exemplos de gerenciamento de processos de negócios
RH
Você já sentiu que o processo de integração da sua organização é muito complexo e caótico? Seu departamento de RH está pedindo aos candidatos que preencham formulários em papel, deixando-os exaustos? Isso ocorre porque seu departamento de RH não possui o princípio do Business Process Management (BPM). A aplicação do gerenciamento de processos de negócios ajuda você a automatizar seus processos de RH de ponta a ponta, reduzindo custos, tempo e formulários em papel.
Aqui estão alguns exemplos de como o gerenciamento de processos de negócios ajuda seu departamento de RH a melhorar seus processos:
- Aprove os quadros de horários dos funcionários mais rapidamente
- Entrada de novos funcionários sem aborrecimentos
Vendas
Na maioria das organizações, a equipe de vendas gasta uma quantidade significativa de tempo em coordenação com a equipe de contas a receber (AR) para obter a aprovação das faturas de vendas. Mesmo um pequeno erro de digitação nas faturas arruina a vida dos vendedores. É aí que entra a gestão de processos de negócios, pois automatiza o processo de aprovação de faturas, eliminando assim as chances de erros manuais e as idas e vindas de esclarecimentos entre os vendedores e a equipe de AR.
Aqui estão alguns cenários no departamento de vendas, onde o gerenciamento de processos de negócios pode ajudá-los a otimizar seus processos:
- Encurte seus fluxos de trabalho do ciclo de vendas
- Seja pontual com cotações e faturas
Finança
Uma equipe de finanças é bombardeada com formulários em papel e e-mails todos os dias, pois qualquer coisa que envolva dinheiro precisa passar por eles. Por exemplo, se a equipe de gerenciamento de ativos quiser comprar 50 laptops, ela enviará a cotação que recebeu do fornecedor à equipe financeira para aprovação. Este é apenas um caso. Imagine quantos e-mails e formulários em papel eles recebem diariamente de várias equipes. Sem um sistema em vigor, é complicado para eles gerenciar tudo isso. Um software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) os ajuda a gerenciar tudo isso.
Aqui estão alguns cenários no departamento financeiro:
- Aprovações com um clique para solicitações de viagem
- Personalize fluxos de trabalho para cenários exclusivos
Agora que você sabe por que exatamente um sistema BPM é necessário, aqui está uma lista dos recursos que um bom sistema de gerenciamento de processos de negócios deve ter.
- Ferramenta de diagramação de processos visuais
- Designer de formulário de arrastar e soltar
- Controle de acesso baseado em função
- Suporte para tecnologia móvel
- Recursos poderosos de administrador
- Logon único (SSO)
- Integração com sistemas de software existentes
- Relatórios e análises
- Desempenho para grandes bases de usuários
- Métricas de desempenho do processo
Quais são os benefícios de incorporar o gerenciamento de processos de negócios?
Aqui estão alguns dos principais benefícios do uso do BPM em seu negócio:
- Obtenha o controle de processos caóticos e difíceis de manejar
- Criar, mapear, analisar e melhorar processos de negócios
- Execute as operações diárias com mais eficiência
- Perceba objetivos organizacionais maiores
- Mova-se para a transformação digital
- Melhore e otimize operações emaranhadas
O BPM é realmente caro?
Normalmente, sim. Os sistemas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) podem se tornar bastante complexos. A instalação de uma solução no local pode custar mais de US $250.000 depois que os custos de tecnologia e consultoria forem incluídos. Mas o Kissflow Process começa em apenas $390/mês para tornar o BPM muito mais acessível. Além disso, não há taxas extras para suporte. Escolha um processo que tenha sido difícil para você automatizar e comece a usar o Kissflow hoje!
Fonte: https://kissflow.com/workflow/bpm/business-process-management-overview/
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