Arquitetura e conceitos para suporte aos sistemas de orçamento e planejamento integrado

Os desafios do planejamento integrado

Atividades de planejamento e projeções de dados estão presentes em todos os departamentos das empresas. Tradicionalmente “TODOS” devem atuar em alinhamento com o planejamento estratégico da organização e focar seus planos com as diretrizes definidas pela alta administração. Qual o mercado que iremos atuar? Quais produtos serão ofertados? Quais clientes serão priorizados em cada canal de vendas? O que de novo iremos oferecer? Estas são apenas algumas das questões envolvidas na estratégia e que devem ser suportadas pelos planos de cada uma das áreas.

Um ponto chave deste processo é termos um alinhamento entre a estratégia e os planos, gerados de forma departamental, necessários para a conquista dos objetivos. Imagine que a área comercial projete ações para maximizar vendas em mercados de massa com produtos de baixo valor. Do outro lado, a equipe de manufatura prioriza investimentos em equipamentos para produção de itens com de maior valor agregado. Isso ocorre quando as pessoas não conhecem o plano global da organização ou ele não está claro o suficiente.

Adicionalmente ao alinhamento, temos a análise dos resultados financeiros esperados para o planejamento. A empresa deve gerar lucro e dividendos aos acionistas para sobreviver, uma regra básica do mercado. Então devemos quantificar os planos em números em uma conta de mais e menos, receitas é mais e despesas é menos. Caso o resultado seja negativo, significa que nosso plano não é bom e devemos rever e replanejar.

Neste momento podemos identificar outro desafio importante no complexo sistema de orçamentação e controle. Como os dados de todos os planos são integrados e valorizados para que o plano global tenha consistência? Perceba que o plano de vendas deve alimentar o plano de produção que por sua vez deve alimentar o plano de suprimentos, o plano de Pessoal, o plano de Logística, de Manutenção etc. Todos eles devem ser integrados com os planos dos diversos centros de custo para posteriormente serem valorizados em resultados financeiros. Mudanças e/ou restrições em qualquer uma das áreas pode impactar nos planos das demais exigindo replanejamento em todo sistema.

O que identificamos, em muitas organizações, é que cada área possui seu sistema (ou aplicativo) próprio para elaborar seus planos e projeções. Tradicionalmente o Excel é a ferramenta mais utilizada por apresentar uma série de benefícios: fácil de usar, usuários já conhecem, rápido para mudar fórmulas e campos etc. Porém, apesar das vantagens, ele possui pontos negativos: limitações para grande volume de dados, baixa segurança, acesso concorrente, instabilidade etc. O que ocorre é chamado de “caos das planilhas”, onde um mar de planilhas circula pela empresa com centenas e milhares de números que, em algumas situações, não são confiáveis e/ou divergentes.

A situação, que já é ruim, pode ficar pior quando utilizamos as mesmas planilhas para registrar os dados do acompanhamento do realizado. Dados mensais são extraídos do ERP e carregados para as planilhas e apresentados nas reuniões gerenciais.

O fato é que não é simples planejar, replanejar e integrar todos os elementos necessários para obtermos qualidade no orçamento e em suas revisões mensais.

A arquitetura de um sistema integrado de planejamento e orçamento

No diagrama apresento um modelo que representa os principais elementos envolvidos no planejamento integrado. Você pode identificar as principais áreas das organizações no lado esquerdo e resultados gerados no lado direto.

Aqui, os diversos envolvidos, atualizam os planos e analisam os resultados em tempo real.

Temos três pontos significativos que merecem atenção:

a) Especificidades e de cada negócio

Processo, dados e conhecimentos utilizados nas atividades e planejamento são específicos de cada organização. A forma com que o planejamento é executado faz parte da cultura e do know-how do time. O modelo não pode ser rígido e/ou padrão, ele deve ser capaz de ser ajustado para cada situação.

b) Versionamentos

Todos os planos são referenciados a versões onde as mudanças nas premissas são definidas pelos diversos departamentos. Do versionamento derivamos cenários de simulação que auxiliam na tomada de decisões. Uma versão específica serve para registrar os dados realizados e servir de comparativo e subsídio para o planejamento.

c) Períodos/amplitude

Os planos podem ter diferentes amplitudes conforme as necessidades de cada tipo de negócio. Podemos ter um orçamento básico anual com aberturas mensais, tipo mais popular de trabalho, podemos ter versões com os próximos 12 meses (roling forecast) ou até planos anuais de longo prazo.

Cada módulo do diagrama é formado por uma base de dados, regras de negócio e aplicações/formulários que facilitam as interações dos usuários permitindo mais agilidade e segurança no uso.

Módulo de Receitas

Local onde o planejamento de vendas é armazenado. Nele os usuários da área comercial irão informar as quantidades e os preços previstos para o Budget (orçamento anual) ou o Forecast (revisões). Nele são definidos mercados/regiões, equipes de vendas e canais utilizados pela organização. Parâmetros e premissas definidas pela área financeira são incorporadas na base para calcular os impostos, comissões, fretes etc.

As especificidades de cada negócio precisam ser parametrizadas para que o modelo seja “viável” operacionalmente e “eficiente” nos planos gerados. Em certas situações devemos simplificar o mix de produtos envolvidos para SKU´s de referência, também podemos agrupar mercados/canais. Esta definição tem impacto direto com os planos das demais áreas e posteriormente com os comparativos: planejado x realizado.

Lançamentos de novos produtos/serviços, novas equipes de vendas, novos pontos de venda, novos mercados também devem fazer parte deste estudo. Lembrando que estes elementos são projetados e “podem” ser realizados, somente neste momento é que a materialização operacional/contábil ocorre.

Após a parametrização, o módulo de receitas, auxilia os gestores comerciais no planejamento, na projeção de vendas e na análise dos resultados previstos para o mix definido. O entendimento da margem de contribuição (MC) planejada é um passo importante para o sucesso do orçamento e deve ser integrante do sistema.

Valores realizados (obtidos do ERP) serão armazenados nesta base.

Módulo de Produção

Pontos importantes devem ser planejados e analisados neste módulo. Aqui os gestores da área de produção e de planejamento devem parametrizar a estrutura operacional existente e suas restrições. O método de planejamento da produção pode variar conforme o tipo de produto/serviços e modelo produtivo necessário (produção contínua, em massa, em lotes ou por encomenda). A questão central é buscarmos um planejamento para atender as demandas solicitadas pela equipe comercial com o melhor aproveitamento dos recursos existentes e/ou novos necessários.

Com a explosão dos produtos obtemos os materiais e semiacabados necessários para formar o plano de fabricação. Desta operação já é extraído o plano da necessidade de materiais que serve de base para a área de suprimentos e o cálculo da necessidade de mão-de-obra operacional necessária.

As quantidades informadas pela equipe comercial irão ser, automaticamente, carregadas para esta base permitindo uma análise em tempo real da ocupação e/ou ociosidade das linhas frente a cada versão do planejamento comercial. Estratégias de produção para estoque são utilizadas para otimizar os recursos frente às flutuações do mercado.

Aumento na capacidade e reconfiguração das linhas de produção podem ser planejadas para melhor atender as demandas.

Modelos para simulação e programação da produção normalmente são complexos e exigem grande esforço da área de planejamento. Para fins de orçamento devemos optar por simplificações para termos agilidade e flexibilidade nas análises.

Módulo de Suprimentos

O planejamento dos materiais e serviços necessários é uma consequência direta do planejamento da produção. Aqui a equipe de suprimentos define volumes, preços alvo, fornecedores, níveis de estoque, projeções de redução/aumentos de preços etc. Com um planejamento claro de compras podemos negociar melhores preços e garantir resultados mais favoráveis ao negócio.

Módulo de Pessoal

Processo de planejamento delicado que envolve todos os centros de custo da organização. Aqui os diversos gestores devem definir quantas pessoas serão necessárias para operacionalizar o plano definido. Tradicionalmente a equipe envolvida diretamente na produção é calculada conforme as normas operacionais existentes para cada produto/serviço estabelecido no planejamento. Agora temos um grupo significativo de pessoas que são de responsabilidade do gestor do centro de custo, pessoal indireto.

Neste planejamento temos que definir para cada centro o total de salários, horas extras, encargos, benefícios e adicionais. Cada grupo de contas possui uma série de linhas que podem ser parametrizadas por regras padrões e serem automatizadas.

Na prática os gestores irão informar a quantidade (Head Count) e horas-extras planejadas para cada um dos cargos que estão disponíveis no seu centro de custo e as informações financeiras serão parametrizadas pela equipe de RH. Aumento de quadro e desligamentos também devem ser planejados pelos gestores assim como promoções e meritocracias específicas.

Assim a valorização total do plano de pessoal é calculada imediatamente e incorporada no plano financeiro da empresa.

Módulo de Investimentos / Capex

Módulo onde os gestores registram os investimentos necessários para suportar o planejamento das operações.  Caso a equipe de produção necessite uma nova máquina para atender ao plano comercial ela é registrada aqui, assim como equipamentos para todos os centros de custo.

Cada novo investimento é classificado e apresenta uma taxa de depreciação que fornece as informações necessárias para o planejamento financeiro.

Assim como os demais módulos, os planos fornecidos pelos diversos gestores necessitam de aprovações antes de serem oficializados.

Módulo de Centros de Custo / Despesas

Local em que gestores dos centros de custo registram as despesas gerais. Módulo que deve ser parametrizado para restringir quais contas podem ser orçadas por cada centro de custo. Dados históricos do realizado são carregados do sistema ERP para servirem de referência aos usuários. Aplicação deve permitir que usuários justifiquem os valores informados para posterior acompanhamento e avaliação.

Sub-bases podem ser configuradas para automação e parametrização de certas contas com larga utilização na empresa e dependentes de padronização: Viagens, Eventos, Feiras, Manutenções, uso software, telefonia, material de expediente etc.

Nesta base são carregadas as despesas calculadas nos planos dos demais módulos da aplicação: Pessoal, Materiais, Serviços, Depreciações etc. Desta forma as análises do planejado x realizado ocorre aqui.

Módulo DRE/P&L –  Planejamento Financeiro

Base global integrada do planejamento financeiro. Aqui as informações das receitas e despesas são consolidadas e organizadas conforme o modelo do DRE adotado pela organização.

A equipe financeira/controladoria materializa os resultados financeiros planejados da empresa e suas unidades de negócio e/ou unidades gerenciais pelas contas e centros de custo existentes e possíveis alterações. Esta estrutura hierárquica deve refletir o modelo gerencial existente e ser flexível para permitir visões alternativas que possivelmente são demandadas pela direção.

Parametrizações financeiras específicas também são armazenadas nesta base; variações globais dos custos e serviços (produtos), variações de preços de vendas, cotações de moedas estrangeiras, impostos, receitas e despesas não operacionais etc.

Regras de rateio também podem ser definidas neste momento. Os critérios podem ser parametrizados utilizando medidas disponíveis na base como: Receita projetada, Número de funcionários, Volume de produção etc.

Agilidade e simulações:

Depois de todo plano concluído “podem” existir solicitações de análises e mudanças que visam identificar oportunidades de melhorias nos resultados. Estas análises exigem agilidade e confiabilidade para que todo o sistema seja ajustado e recalculado instantaneamente.

Segurança e controle de acesso

A infraestrutura e os sistemas de segurança devem garantir que as informações e os aplicativos tenham disponibilidade alta e seu acesso restrito aos usuários definidos pelo administrador. Aplicações de planejamento e orçamentação não são de uso massivo nas empresas, somente poucos usuários necessitam ter acesso.

Entendemos que a função de planejamento é executada com mais intensidade por algumas áreas específicas como: Comercial (Vendas e Marketing) , Produção, Suprimentos, Engenharia, RH, Controladoria e Planejamento Estratégico.

Os processos de Orçamento e suas revisões seguem um procedimento formal (veja workflow ) e planos departamentais podem ser elaborados conforme a necessidade de cada área. Os diversos departamentos devem ter autonomia para planejar e projetar cenários para atender suas situações específicas.

Workflow

Componente organizacional e estruturante do sistema tem valor significativo para alinhar as ações necessárias e garantir o controle do processo.

As diversas atividades e passos executados durante o Orçamento devem ocorrer conforme um planejamento claro definido pela controladoria. Tradicionalmente iniciamos pelo plano de vendas e dele derivam os demais estudos e análises. O workflow precisa controlar o acesso dos usuários para garantir que não ocorram mudanças que impactem em informações já definidas. Para cada versão do orçamento definimos os prazos e responsáveis pela atualização e projeções de valores. Conforme os dados vão sendo atualizados e as etapas concluídas, os usuários são notificados, por e-mail, sobre a evolução dos trabalhos e ações que devem ser executadas.

Painéis de acompanhamento e monitoramento dos processos também são fundamentais para permitir que os gestores tenham métricas para definir ações corretivas. É importante saber qual área está pendente na conclusão de seu planejamento.

Observações:

A estrutura apresentada pode ser facilmente complementada com módulos adicionais específicos da sua organização.

– Promoções e Marketing

– Manutenções

– Safras (agricultura)

– Avicultura / Pecuária

– Construção

Integração e trabalho em equipe

O que fica claro quando vamos implantar um sistema de planejamento integrado é a importância e o envolvimento de todos os membros da cadeia de suprimentos no processo. A eficiência operacional será maximizada quando conseguirmos reduzir as lacunas entre os diversos departamentos e conduzir as ações de forma harmônica e equilibrada. A área financeira deve operar como um facilitador e promover o alinhamento das iniciativas com a estratégia da empresa para termos um aumento da maturidade do planejamento e consequente aumento da lucratividade do negócio.

O conteúdo apresentado neste artigo é fruto de projetos, estudos e experiências adquiridas nos últimos anos que atuei na área de planejamento e orçamentação. No mercado podemos identificar uma série de nomenclaturas e conceitos envolvidos neste tema que estão de alguma forma representados na arquitetura apresentada: FP&A , xP&A, IBP,  S&OP etc.

O assunto é amplo e complexo portanto o conteúdo aqui descrito é apenas uma visão resumida do que devemos considerar na implantação de uma ferramenta de planejamento integrado.

Se você gostou não deixe de curtir e fico à disposição para maiores esclarecimentos.

Klaus Dieter Wächter