Jedox – Passo a Passo para a Criação de uma Aplicação de Orçamento de Despesas

Está chegando o momento de iniciar um novo orçamento! E agora?

Todo ano é a mesma coisa. Nas semanas que antecedem o início do orçamento o desânimo já paira sobre toda a equipe de controladoria e possivelmente sobre muitos gerentes da sua organização. Você vai a procura da velha planilha Excel utilizada como referência e começa a fazer as alterações nas diversas pastas. Manutenção na lista de produtos e serviços, que são oferecidos pela empresa, segregação por loja, representantes ou por regiões também são necessárias. Alterações nas contas contábeis, centros de custo, materiais e insumos que também devem ser incorporadas a “Super Mega Planilha”.  Sem falar nas tabelas salariais, percentuais de encargos e benefícios que necessitam atualização constantes. Na verdade, um MAR de Informações devem ser consideradas.

Porém o drama ainda não terminou. Agora você deve carregar os dados históricos do ano atual para servir de referência aos gestores. Adicionalmente podem ser necessárias algumas “macros” para facilitar a navegação e utilização por parte dos usuários. Posteriormente você testa tudo e verifica se o funcionamento está coerente e as consolidações estão corretas. Finalmente chegou o momento de quebrar a planilha em diversos arquivos que serão encaminhados para os responsáveis pelo preenchimento (conforme estrutura organizacional da empresa).

Pronto, chegou o momento tão esperado por todos: Envio do Orçamento para os gestores departamentais. Você encaminha, por e-mail, as diversas planilhas geradas anteriormente informando os prazos acordados pela Direção para a conclusão da tarefa. Com isso a primeira fase do processo está concluída, agora é só aguardar o recebimento das planilhas atualizadas.

Neste momento inicia um novo calvário.  Primeiramente pela necessidade constante de follow-up de cobrança pelos prazos acordados. A prioridade demandada pela equipe na atualização do Budget é menor que as demais atividades que sobrecarregam suas mesas de trabalho. Poucos conseguem atender os prazos definidos. Outro problema que atormenta a tarefa de consolidação das planilhas é a fragilidade com que o Excel garante a integridade da estrutura das informações. Apesar das inúmeras recomendações para que somente dados sejam imputados nos campos definidos é comum que alterações mais radicais sejam feitas. Teoricamente a tarefa que deveria ser de copiar e colar o conteúdo dos arquivos recebidos para a planilha final fica comprometida e sem garantia de credibilidade. Tudo deve ser revisado e conferido antes de ser copiado.

Agora que todos os dados estão novamente em um único arquivo e os totais calculados você consegue gerar uma versão do Budget para avaliação da alta administração. Os ciclos de refinamento e ajustes dos valores são normalmente executados envolvendo os gerentes dos centros de custo impactados. Novamente você encaminha os e-mails e aguarda as correções e para gerar nova consolidação dos dados.

A batalha é árdua e consome muito tempo e atenção para que tudo fique correto. Problemas de performance, travamentos e segurança do Excel também dificultam em demasia o sucesso do empreendimento.

Eu entendo muito bem esta situação e a culpa não é sua e tão pouco da equipe. Já vivenciei este problema em diversas empresar que trabalhei e passei pelos mesmos problemas.

A forma de trabalho descrita acima não é exclusiva de poucas empresas no Brasil ou no resto do planeta. O uso do Excel paraplanejamento e orçamentação é muito comum no mercado pela facilidade de uso que o software possui e sua flexibilidade para parametrizações. Contudo existe uma alternativa, já utilizada por várias organizações, que reduz radicalmente o tempo e melhora a qualidade deste trabalho. A FIAT tornou o processo de forecasting 10x mais rápido optando pela troca do Excel pelo Jedox.

No vídeo abaixo você irá assistir como o software Jedox pode ser utilizado para melhorar seu orçamento e garantir mais produtividade para sua equipe. Nele você verá como é gerada uma aplicação para que os gestores atualizem a previsão de despesas anuais dos seus centros de custo. Um formulário web contendo os meses do ano com as contas contábeis de despesas. Confira como é fácil e rápido.

Assim como este vídeo mostra apenas despesas por centro custo, os demais componentes do orçamento podem ser parametrizados por você. Sem necessidade de envolvimento de consultorias e/ou profissionais da TI.

Os arquivos da base de dados Jedox, planilha, ppt e a aplicação final apresentada neste vídeo estão disponíveis para download abaixo:

Para assistir um vídeo de uma aplicação mais completa, contendo orçamentação de vendas, recursos humanos, investimentos e dashboards de acompanhamento do previsto x realizado você pode clicar no link abaixo:

https://dimatsolutions.com.br/recursos/videos/como-usar-budget-para-planejamento-e-orcamento-empresarial-no-jedox/

Espero que este post tenha contribuído de alguma forma e fico a disposição para maiores esclarecimentos.

Klaus Dieter Wachter