Gestão de Contratos / Contract Management

Organizações dos mais diversos segmentos e portes estão dedicando muitos esforços no sentido de aprimorar sua gestão de contratos. O tema é presente nas mais diversas reuniões de governança e preocupações dos altos gestores. Também conhecida como CLM (Contract Lifecycle Management – Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Contratos) esta técnica contribui significativamente na profissionalização da gestão das empresas.

Fatores catalisadores:

Aumento da terceirização
Crescimento no número de contratos
Diferentes níveis de complexidade envolvidos nos contratos
Proliferação da contratação em várias áreas da organização
Departamentalização e deficiências de comunicação
Redução dos custos operacionais

A gestão de contratos deve ser promovida na forma de um processo contínuo e monitorado constantemente. Desta forma as organizações poderão contar com os seguintes benefícios:

Melhorar o controle dos contratos existentes na organização e padronização das cláusulas necessárias;
Unificar o processo de geração, aprovação, acompanhamento e encerramento dos contratos;
Monitorar o desempenho (produto/fornecedor) como forma de otimização do negócio;
Aumentar a segurança no processo de contratação evitando possíveis fraudes;
Garantir segurança no cumprimento dos requisitos definidos;
Reduzir o custo de aquisição;

O modelo abaixo apresenta os principais processos que devem ser estabelecidos no gerenciamento dos contratos. Cabe a cada organização estabelecer o detalhamento e as tecnologias necessárias para sua operacionalização.

Porém a definição dos processos não encerra o assunto. Precisamos definir uma arquitetura organizacional de suporte para garantir que as diretrizes sejam cumpridas e os resultados maximizados. Existem 6 componentes envolvidos nesta arquitetura: Princípios e Padrões; Processos; Estrutura Organizacional; Tecnologias, Relacionamento com os Terceiros e SLAs / Indicadores. Seguem algumas considerações relevantes sobre estes componentes:

Princípios e Padrões: O alinhamento da gestão de contratos com os princípios e normas de governança é fundamental para buscarmos um nivelamento de todas nas ações que serão desenvolvidas. O planejamento estratégico é uma peça chave deste componente.

Processos: Processos definidos, estruturados e monitorados tornam a gestão de contratos uma ferramenta poderosa. Conforme apresentado acima existem diversos processos que devem ser estabelecidos e disseminados pela organização.

Estrutura Organizacional: Em qual departamento a gestão de contratos será instituída e quais serão os atores e alçadas necessárias. Como as diversas áreas das organizações devem interagir com os processos.

Tecnologias: Conforme a quantidade de contratos existentes na sua organização possivelmente você terá melhores resultados quando utilizar um software específico. Não é fundamental. Você pode iniciar utilizando uma planilha contendo as principais informações dos contratos.

Relacionamento com Terceiros: Os contratos formalizam as intenções e compromissos entre as organizações. Manter um canal aberto e transparente de comunicação entre os envolvidos permite a migração de uma relação puramente burocrática para uma parceria forte que reduz a possibilidade de litígios.

SLAs / Indicadores: O cumprimento dos termos estabelecidos nos contratos deve ser estabelecido claramente nos Acordos de Níveis de Serviço (SLAs). Com a utilização de indicadores você poderá acompanhar a cumprimento dos contratos e saber se o que foi combinado está sendo executado.

Você somente irá perceber a necessidade de gerenciar os contratos quando as coisas não ocorrem conforme o previsto. Neste momento as pessoas falam: Por que não fiz um contrato? Por que não coloquei uma cláusula de qualidade? Por que não defini SLAs? Por que acreditei no vendedor?

Clique neste link para fazer o download do arquivo ABC da Gestão de Contratos.

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wächter