Transformação digital em finanças: sua atualização tecnológica de EPM

Migrar ou atualizar? A pergunta essencial quando se trata da transformação digital do seu departamento financeiro. Nesta postagem do blog, você terá a chance de explorar a interseção entre o planejamento e a tecnologia da sua organização e verá como uma atualização tecnológica de EPM, que vem com uma solução moderna, pode ajudá-lo em sua jornada de transformação digital.

A interseção de planejamento e tecnologia

Em ambientes de negócios voláteis, os planos anuais são rapidamente superados pela realidade. Assim, o planejamento financeiro tradicional está perdendo cada vez mais sua relevância. São necessários altos níveis de flexibilidade e reações em tempo real. No entanto, as organizações não poderão aproveitar totalmente os benefícios do planejamento flexível em tempo real sem se adaptar adequadamente às novas soluções de tecnologia flexíveis projetadas para melhorar o planejamento e o gerenciamento de desempenho empresarial (EPM).

O planejamento financeiro tradicional não é mais suficiente por si só. É muito rígido, muito demorado e muito unilateral. Em vez de controlar e atualizar orçamentos, a identificação de direcionadores de valor e custo e o entrelaçamento mais forte do planejamento financeiro e do planejamento operacional são necessários para o sucesso a longo prazo. No entanto, a abordagem alterada e baseada em drivers requer não apenas uma estreita colaboração entre o departamento financeiro e os departamentos especializados, mas também dados limpos e corretamente vinculados e uma ferramenta adequada para gerenciamento que pode ser usada sem conhecimento de programação.

As empresas investem muito tempo e recursos em seu planejamento. A preparação de orçamentos anuais é muito demorada. Em muitos casos, eles gastam muito mais tempo do que realmente é necessário em comparação à utilização de ferramentas modernas. O processo de planejamento é muitas vezes desestruturado e, portanto, propenso a erros. Especialmente quando baseado exclusivamente no Excel, pois o manuseio de tabelas do Excel se torna facilmente complicado. Os mundos separados de vendas e finanças geralmente devem ser mesclados manualmente, com muitas fontes de dados diferentes. Planejar diretamente em sistemas ERP rapidamente se torna desconfortável e funcionalmente limitado. As previsões não são confiáveis ​​e rapidamente se tornam desatualizadas devido às rápidas mudanças e à complexidade dos mercados.

Usando novas tecnologias e ferramentas

Para ter sucesso na era da transformação digital, as empresas devem ser capazes de tomar decisões rápidas e baseadas em dados. Em suma, agilidade é fundamental. Um dos desafios mais importantes do planejamento em um ambiente volátil com mudanças rápidas é fazer melhor uso, entender e avaliar os dados existentes. Para isso, o software de planejamento moderno, juntamente com a análise preditiva baseada em inteligência artificial (com base em IA), pode fornecer um suporte importante ao avaliar dados históricos para derivar previsões para desenvolvimento adicional. O planejamento se torna muito mais eficiente.

As soluções de planejamento modernas suportam o processo de planejamento com modelos para os itens individuais da demonstração de resultados (P&L) para planejamento de vendas e custos, e fornecem ferramentas para colaboração eficiente. Os requisitos específicos existentes para indústrias individuais são considerados pela solução. Idealmente, as ferramentas do software de planejamento podem ser modeladas de forma flexível para atender perfeitamente às necessidades de planejamento específicas da empresa, baseadas em drivers. Os mercados podem, assim, ser re-segmentados, ganhar quotas de mercado, melhorar o EBIT ou mudar os pontos focais.

Incluir todos no processo de mudança

Um processo de gerenciamento de mudanças incremental e inclusivo é recomendado para implementar uma nova abordagem de planejamento. É vital para o sucesso ter a adesão das principais partes interessadas, departamentos e funcionários. Afinal, o aumento da colaboração entre o departamento financeiro e o resto da organização é tão essencial quanto a aceitação da nova abordagem de planejamento. A área Financeira atua como consultora interna da empresa e auxilia os diversos departamentos a colaborar no processo de planejamento. Os departamentos oferecem seus conhecimentos especializados para a seleção de outros KPIs e para a identificação de geradores de valor.

Melhorias de longo prazo com uma solução moderna

Mudar nunca é fácil. Quando as organizações se comprometem com melhorias de longo prazo em seu planejamento e relatórios com as mais recentes ferramentas de tecnologia, isso permite um foco maior na estratégia. Oferece a capacidade de ser proativo em vez de reagir às mudanças no mercado e encontrar novas maneiras de otimizar a criação de valor no negócio.

A pergunta que você precisa responder para si mesmo é: Migrar ou atualizar? Um ciclo de atualização de tecnologia de EPM pode ser assustador, mas é a oportunidade perfeita para considerar o que melhor se adapta, atualmente, à sua organização. Você não pode fazer nada e continuar sem suporte, passar pelo que pode ser uma grande migração ou atualizar com a melhor alternativa da categoria. 

O que é uma atualização tecnológica?

É uma atualização periódica ou substituição de ferramentas essenciais para garantir que sua organização obtenha o melhor desempenho e valor. Com o tempo, as organizações geralmente se deparam com um ecossistema fragmentado de diferentes produtos de TI. Eles podem procurar consolidar ou substituir quando uma ferramenta específica não for a mais adequada.

Também não é incomum quando grandes fornecedores pressionam para mudar de ferramentas atuais para novas. Eles sabem que, à medida que os sistemas envelhecem, periodicamente os clientes podem começar a procurar novas soluções. Se eles entrarem primeiro com uma “atualização” (que pode significar um novo licenciamento, um grande investimento financeiro e, às vezes, uma reconstrução completa e uma nova implementação exorbitante), isso mantém o cliente preso por mais alguns anos.

É por isso que uma atualização tecnológica do seu EPM é a oportunidade de avaliar qual solução de software de ponta é a escolha certa. Por quê? Porque afastar-se da tecnologia desatualizada torna sua organização à prova de erros no futuro.

Principais razões pelas quais você deve escolher a melhor solução de EPM da categoria:

• Entenda que os custos são totalmente amortizados ao longo do tempo. Você recuperou seu investimento.
• As necessidades de negócios mudam ao longo do tempo. Empresas e equipes mudam. O que você precisava cinco ou dez anos atrás não são as mesmas necessidades atualmente.
• As soluções novas e melhores da categoria são mais flexíveis e sofisticadas, principalmente com inovações como a IA.

Principais considerações para atualizar com o melhor da categoria

Os anúncios de fim de suporte e fim de vida útil de software dos fornecedores podem ser um problema complicado. Você pode ignorar os avisos e usar uma ferramenta até que ela quebre – possivelmente em um momento crítico em seu ciclo de planejamento ou relatório. Ou você pode aceitar cegamente que não tem alternativas. Em vez disso, considere como você pode passar da continuidade para a otimização dos negócios e a melhor inovação da categoria. Pense em pessoas, custos e possíveis interrupções nas operações.

• Escolha “Business Continuity” ou “Same Same” para minimizar as curvas de aprendizado e reduzir o tempo de retorno. As pessoas podem lutar com a mudança. Jedox fornece conceitos de modelagem familiares e continua com fácil acesso via Excel (enquanto fornece acesso em qualquer dispositivo), o que significa fluência mais rápida e minimiza os problemas de gerenciamento de mudanças.
• Escolha Otimização de Negócios ou “Melhor” para corrigir desafios de negócios não resolvidos. Ferramentas projetadas de forma inteligente com funcionalidades modernas aumentam a produtividade, para que sua equipe possa se concentrar em atividades de maior valor. O Jedox Model Marketplace oferece a experiência coletiva de um grande ecossistema de parceiros especializados para resolver rapidamente novos desafios.
• Escolha a Inovação de Negócios e sua tecnologia “à prova de futuro” com fornecedores que são especialistas em suas áreas. Eles não tentam prendê-lo, mas continuam a investir em P&D à frente do mercado. Certifique-se de que eles estejam comprometidos em apoiar e trabalhar com um amplo ecossistema de parceiros de tecnologia, para que você tenha a flexibilidade de combinar as melhores soluções da categoria.

As vantagens de escolher a melhor solução da categoria

1. Otimizando os processos de planejamento para o seu negócio:

Criar valor agregado para sua organização otimizando processos de planejamento é bastante simples com a automação de tarefas rudimentares. Isso beneficia não apenas finanças e controle, mas várias funções em toda a empresa, onde o planejamento orientado por dados é viável. As funções cruciais do Planejamento e Análise Financeira (FP&A) se tornam muito mais viáveis ​​ao utilizar os benefícios do Planejamento e Análise Estendidos (xP&A) com os processos significativamente mais rápidos de uma solução de EPM de primeira classe. O “x” em xP&A refere-se a funções de negócios como vendas, RH, marketing, S&OP e muito mais. Assim, você agrega valor em toda a empresa ao selecionar a melhor solução de EPM da categoria que pode oferecer suporte a essas funções a longo prazo. Processos mais eficientes e decisões informadas aumentam a eficácia dos negócios do dia-a-dia.

2. Mantenha o que funciona: a continuidade dos negócios facilitada:

Uma solução de EPM de primeira classe deve oferecer a você a liberdade de capitalizar as habilidades que seus principais talentos já possuem; Excel, que ainda domina a indústria global de finanças e FP&A. A solução que você selecionar deve oferecer integração perfeita com planilhas do Excel, em vez de ser forçada a substituí-las completamente. Isso permite que sua equipe desenvolva o que funciona melhor para eles e são possíveis modelos para facilitar a usabilidade em uma equipe grande.

3. Perspectivas sólidas graças à flexibilidade e escalabilidade:

Escolher a melhor solução de EPM da categoria significa buscar a maior flexibilidade para sua organização e também escalabilidade. A opção de integrar vários modelos através de uma interface amigável é importante para o sucesso a longo prazo. Você pode expandir convenientemente a solução conforme suas necessidades mudam? Uma ampla rede de parceiros e um mercado com diversas opções também são fundamentais para poder personalizar uma solução para atender às suas necessidades exclusivas. Uma solução de EPM líder do setor e a melhor da categoria poderá crescer com sua empresa e seus requisitos. A integração de novos dados, bem como de novos usuários, deve ser perfeita. A seleção de uma ferramenta baseada em nuvem também garante que sua solução esteja sempre atualizada e disponível em qualquer lugar.

4. Análise preditiva com os mais recentes avanços em tecnologia:

A previsão preditiva está rapidamente ocupando um lugar na primeira fila nos processos de planejamento e orçamento das organizações modernas. Uma solução de ponta também deve oferecer a opção de utilizar os mais recentes desenvolvimentos em tecnologia, como inteligência artificial e aprendizado de máquina. Isso permite que sua equipe crie previsões automatizadas e a capacidade de melhorar a precisão de suas previsões. Quanto mais dados você tiver à sua disposição, mais previsões precisas o algoritmo poderá fazer e mais você se beneficiará das possibilidades de aprendizado de máquina.

Atualize mais cedo ou mais tarde

Ocasionalmente, os líderes de negócios precisam considerar as tecnologias de TI usadas em sua organização e se elas ainda atendem ou não às suas necessidades e às suas metas. Métodos e sistemas são a infraestrutura das operações de negócios. Plataformas desatualizadas e em dificuldades acabam levando a uma perda de produtividade e eficiência, o que acaba fazendo com que a organização perca sua vantagem competitiva e a capacidade de otimizar sua criação de valor.

Como uma solução de EPM moderna melhora a produtividade

Não há como ter uma abordagem baseada em dados para um planejamento sólido nos negócios modernos. Em muitas empresas, isso ainda é feito usando o Excel. Embora seja uma ferramenta comprovada para planejamento orientado por dados, existem algumas desvantagens quando usada como a única solução. Solicitar, coletar e mesclar planilhas de todas as áreas relevantes do negócio nem sempre funciona sem problemas e também consome muito tempo.

Com um software EPM moderno, vários pontos de dados diferentes são integrados e consolidados – incluindo a verificação automatizada da integridade dos dados. Novos pontos de dados podem ser adicionados de diferentes fontes a qualquer momento, para que o banco de dados esteja sempre atualizado. A extensão fácil de usar do planejamento com a função de previsão é outra vantagem. Os funcionários criam planos mais rapidamente e podem ajustá-los continuamente de acordo com análises de demanda orientadas por dados. O mesmo se aplica aos relatórios.

Alarmes: Fim do suporte e fim da vida útil do software

O software não baseado em assinatura geralmente terá que ser completamente substituído em algum momento. Não são fornecidas atualizações contínuas para novas funções do software. Isso leva os fabricantes a publicar o que geralmente é chamado de anúncio de “fim do suporte” quando lançam um novo software. Isso significa que nenhuma atualização adicional será disponibilizada no futuro. Esse software representa um risco de segurança, a menos que seja substituído ou atualizado em tempo hábil. A alternativa geralmente é um pacote de suporte muito caro que pelo menos garante mais atualizações de segurança por um período limitado de tempo.

Um anúncio de fim de suporte é, portanto, um sinal de que você provavelmente deveria ter substituído o software existente há muito tempo. Além disso, com anúncios de “fim de vida”, é essencialmente tarde demais para uma “mudança rápida”, porque inevitavelmente levará tempo – começando com o processo de seleção. Ao escolher uma nova solução, é benéfico buscar um parceiro de longo prazo com foco estratégico em funcionalidades contínuas e atualizações de segurança.

Os benefícios de uma solução em nuvem

Versões antigas de software desatualizado estão sempre à espreita. Se você trabalha regularmente com um computador, provavelmente está muito familiarizado com atualizações atrasadas. Além de representar um risco de segurança, essas atualizações há muito esquecidas geralmente levam a recursos de software novos ou aprimorados que permanecerão sem uso. Ao escolher uma solução em nuvem moderna, você pode garantir que as atualizações sejam entregues automaticamente, melhorando a segurança e a produtividade. A nuvem também oferece amplas opções de backup para aumentar ainda mais a segurança.

5 dicas para encontrar a solução EPM certa em sua atualização tecnológica

Renovar tecnologias de negócios que lentamente viram seu valor se deteriorar ao longo do tempo ou se tornarem problemáticas significa, em última análise, valor agregado para sua organização. Isso, é claro, é quando as circunstâncias são ideais. Não importa a circunstância, há fatores importantes a serem considerados para garantir um processo de atualização de tecnologia bem-sucedido quando sua organização estiver selecionando um software de EPM. Vamos dar uma olhada em algumas dicas sobre como garantir o sucesso:

1. Foco na otimização da criação de valor

O objetivo da atualização tecnológica é claro. Otimize as oportunidades para criar valor em toda a sua organização. Duas questões-chave lideram esse processo:

• Qual tecnologia será o ajuste certo?
• Como sua organização quer operar no futuro?

Antes de embarcar em um processo de atualização de tecnologia para sua organização, essas duas questões exigem uma consideração cuidadosa. Não deixe que um provedor atual o apresse para “atualizar” uma solução desatualizada e inflexível com um novo período de contrato mais longo.

2. Continuidade dos negócios

Mantenha o fluxo de negócios do dia a dia livre de interrupções. A interrupção pode ocorrer quando um sistema desatualizado que não atende aos requisitos em mudança do mercado ou às novas demandas de uma organização em crescimento é usado. Eles também podem ocorrer durante uma atualização de tecnologia. Os funcionários precisam de tempo para se familiarizar com as novas soluções, os dados devem ser migrados e assim por diante. Para minimizar as interrupções, sua organização precisa buscar uma solução de EPM criada para implementação rápida e baseada em conjuntos de habilidades padrão para seu setor. O Microsoft Excel é um exemplo.

3. Otimização contínua de negócios

Idealmente, o resultado de uma atualização tecnológica é a otimização dos processos de negócios. A melhor solução de EPM da categoria pode melhorar os processos de planejamento, análise e previsão. Ao tornar esses processos muito mais simples de projetar e implementar, os melhores talentos são liberados para se concentrar mais na estratégia e na otimização da criação de valor em toda a empresa.

4. Escolha uma tecnologia “à prova de futuro”

Certifique-se de que seu novo provedor seja um especialista em seu campo e não apenas ofereça serviços “complementares” quando sua especialização estiver em outro lugar. Investimentos em P&D e seu próprio suporte extensivo e ampla rede de parceiros são indicadores sólidos de que você está selecionando uma tecnologia “à prova de futuro”. Especialmente se o provedor de soluções der a seus parceiros a oportunidade de contribuir com sua própria experiência exclusiva do setor na forma de modelos e práticas recomendadas. Com esta estrutura, as oportunidades são quase ilimitadas. Para garantir que sua nova solução não precise ser renovada ou alterada a curto e médio prazo, sua organização também deve considerar flexibilidade, escalabilidade e usabilidade simples e intuitiva.

5. Padronização versus personalização

Ambientes padronizados são importantes para criar comparabilidade e agilizar processos. Ao mesmo tempo, é essencial para o sucesso do seu negócio poder responder às necessidades individuais. Com uma solução de EPM aberta, você aproveita o benefício de poder personalizá-la para atender às suas necessidades. O ideal é que você tenha modelos de melhores práticas disponíveis para essa finalidade, que podem ser facilmente adaptados.

Fonte: https://www.jedox.com/en/blog/digital-transformation-finance/