Analisando as sugestões de melhorias dos processos

A evolução, o crescimento e o sucesso dos processos passam obrigatoriamente por projetos de melhorias bem elaborados. Projetos consistentes e implantados com segurança além de proporcionarem produtos e serviços mais qualificados geram confiança e motivação da equipe de trabalho. O conhecimento gerencial utilizado para a gestão de projetos é muito diferente do envolvido no gerenciamento dos processos, portanto, utilize profissionais específicos e habilitados para atuar nesta área. Neste artigo irei abordar especificamente uma técnica para avaliação da lista de melhorias identificadas para compor o projeto de mudança do processo. Veja que nem todas as sugestões identificadas podem ou devem ser implementadas e muitas serão descartadas ou postergadas. Em alguns casos os custos e as tecnologias disponíveis na organização não suportam as inovações propostas. Caso você tenha interesse em saber mais sobre técnicas para elaboração desta lista veja o texto : Identificando pontos de melhoria nos processos.

Inicialmente defina um grupo de trabalho contendo executores do processo, representantes da área de TI, consultores especialistas do negócio e gestores da organização que podem contribuir na análise das melhorias e avaliações necessárias. A participação é fundamental para alavancar o comprometimento com as mudanças propostas e reduzir possíveis resistências.

O próximo passo é a classificação das sugestões conforme os critérios necessários para a implantação da melhoria e os critérios relacionados com os resultados, os benefícios advindos da efetivação. Em outras palavras é pontuar o esforço envolvido na execução das alterações e os ganhos planejados com a mudança. O envolvimento da equipe de projeto é importante para garantir melhor qualidade na pontuação dos elementos utilizados. Veja abaixo os parâmetros que utilizo para esta análise.

Variáveis envolvidas na implantação:

Tipo da Mudança (Sistema, Atividades, Pessoal, Equipamento): Identifica em qual ou quais aspectos o processo será alterado. Alterações nos sistemas ou programas utilizados nas atividades.  Novas atividades, alteração nas tarefas ou exclusão de atividades. Troca, aquisição ou melhoria nos equipamentos. Mudança na qualificação das pessoas ou mudança no perfil da equipe envolvida no processo.

Impacto: Indicativo da quantidade de pessoas afetadas pela mudança planejada.

Abrangência: Avaliação da quantidade de atividades que serão afetadas pela mudança.

Custo estimado: Indicativo comparativo de valores envolvidos para a implantação da melhoria.

Prazo: Estimativa de tempo para a implantação da melhoria.

Risco: Risco estimado de fracasso na implantação da melhoria.

Variáveis envolvidas na avaliação dos resultados:

Qualidade do produto/serviço: Informa se a mudança irá melhorar a qualidade dos produtos e/ou serviços desenvolvidos no processo.

Satisfação do cliente: Indica se ocorrerão melhorias na satisfação dos clientes do processo.

Inovação: A mudança irá proporcionar algum tipo de inovação perceptível pelo cliente?

Custo / tempo / segurança / controle: Pontuar os ganhos envolvidos para cada uma destas variáveis provenientes do sucesso da implantação da melhoria.

Você pode utilizar uma planilha para tabular todas estas informações e melhor visualizar os resultados da sua análise. Veja exemplo abaixo:

Adicionalmente, a pontuação de todos os quesitos envolvidos na análise, sugiro a ponderação dos elementos mais importantes, aqueles que sua organização julgar mais relevantes. Desta forma você poderá alinhar o processo com os objetivos estabelecidos. (Ex. O que é mais importante? Satisfação do cliente ou redução de custos?)

Você pode fazer o download desta planilha neste link.

Após o debate e preenchimento de todas as informações comparativas entre as sugestões você terá uma nota relativa à EXECUÇÃO e outra para o BENEFÍCIO. Melhorias que demandam mais esforço terão maior nota para EXECUÇÃO e as com melhor retorno terão maior nota no BENEFÍCIO. A razão entre o BENEFÍCIO e a EXECUÇÃO indicará quais são as melhorias prioritárias que merecem maior empenho para implementação.

Esta análise precede a fase de projeto. As pontuações são estimadas e feitas conforme a experiência dos envolvidos na equipe de avaliação. Somente na fase de projeto é que o detalhamento de cada uma das melhorias irá refinar estas estimativas e permitir nova avaliação de sua efetiva implantação. Utilize esta técnica para descartar as sugestões de baixa pontuação e empacotar a lista que será encaminhada para o próximo passo (PROJETO).

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Até o próximo artigo.

Klaus Dieter Wachter